Bulut Bilişim ve Muhasebe
Günümüzde bulut bilişim ve muhasebenin entegre teknolojisi, muhasebe süreçlerini daha verimli, güvenli ve erişilebilir hale getirerek işletmeler için büyük avantajlar sunar. Bulut tabanlı muhasebe yazılımları, verilerin anlık olarak güncellenmesini ve farklı cihazlardan erişilmesini mümkün kılar. Bu sayede, finansal işlemler ve raporlamalar gerçek zamanlı olarak takip edilebilir, hata riski azalır ve işletmelerin karar alma süreçleri hızlanır. Ayrıca bulut bilişim ve muhasebenin bir arada kullanımı sayesinde yedekleme ve veri güvenliği en üst düzeyde sağlanarak, önemli muhasebe verilerinin kaybolma riski en aza indirgenir. Bu teknolojiyi kullanarak, işletmeler maliyet tasarrufu yapabilir ve muhasebe süreçlerinde esneklik kazanabilirler.
İçindekiler
Bulut Bilişim ve Muhasebe Kullanımı
Muhasebe sistemleri bulut bilişim hizmeti ile birleşerek dünyada adını sıkça duymaya başladığımız bulut muhasebesine (Cloud Accounting) yönelmekte ve yeni bir iş modelini bizlere sunmaktadır. Avrupa Birliği İstatistik Kurumu’nun (EUROSTAT) üye ülkeler arasında yaptığı çalışmaya göre, 2014 yılı itibariyle bulut bilişimi kullanan işletmelerin ortalama oranı %19’dır. Detaylara bakıldığında ise bulut bilişim ve muhasebe kullanım oranının büyük çaplı işletmelerde %35, KOBİ’lerde ise %18 olduğu ve bu işletmelerin de %46’sının bulut bilişimi muhasebe ve finans alanında kullandıkları görülmektedir.
Litvanya’da yapılan bir araştırmada (Christauskas ve diğ., 2012) KOBİ’lerin sabit (stand alone) muhasebe yazılımlarını bırakarak gittikçe artan oranda bulut bilişim üzerinden sunulan muhasebe programlarını kullanmaya başladığı anlaşılmıştır. Türkiye’de internet ve internet teknolojilerinin kullanımının dünya ortalamalarında olduğu görülmektedir. Forrester Araştırma Şirketi’nin verilerine göre, ülkemizdeki şirketlerin % 31’i buluta geçmiş durumdadır ve % 40’ı ise buluta geçmeyi düşündüğünü belirtmektedir. En fazla üretim şirketlerinin başı çektiği görülürken kamu sektörünün de yüzde 25’inin bulut bilişimi kullandığı görülmektedir. Türkiye’de 2004 yılından beri bulut muhasebe yazılımı hizmeti sunan DİA da bu süreçte işletmelere yardımcı olmaktadır.
Klasik ve Bulut Bilişim Tabanlı Muhasebe Programlarının Karşılaştırılması
Entegre sistemlerde bulut bilişim ve muhasebe programları işletmelere bir çok ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir altyapı sunmaktadır. Klasik muhasebe programları ile bulut bilişim tabanlı muhasebe programları aşağıdaki tabloda karşılaştırılarak aralarındaki farklar ortaya konulmuştur.
| Klasik muhasebe programları | Bulut tabanlı muhasebe programları |
| Sisteme uzaktan erişim zordur | Sisteme uzaktan erişim bulunmaktadır |
| Kurulum ve güncelleme elle gerçekleştirilir | Kurulum ve güncelleme uzaktan otomatik gerçekleşir |
| İş yeri dışında bağımsız çalışma imkanı kısıtlıdır | İş yeri dışında bağımsız çalışma imkanı vardır |
| Yedekleme yerel terminalde gerçekleşir | Yedekleme bulut bilişim sisteminde ve yerel terminalde gerçekleşebilir |
| Mevzuat değişiklikleri bireysel olarak takip edilir | Mevzuat değişiklikleri bulut bilişim sisteminden takip edilir |
| İşlemlerde zaman kayıpları çok yaşanır | İşlemlerde zaman kayıpları yaşanmaz |
| Faturaların ve diğer resmi belgelerin elle doldurulması ve gönderimi | Faturaların ve diğer resmi belgelerin web tabanlı doldurulması ve gönderimi |
| İşletme yöneticilerinin finansal verilere istedikleri an uzaktan erişimi mümkün değildir | İşletme yöneticilerinin finansal verilere istedikleri an uzaktan erişimi mümkündür |
| Mali müşavirlerde müşteri işletmeler ile sürekli bir iletişim yoktur. | Mali müşavirlerde müşteri işletmeler ile sürekli web tabanlı iletişim vardır. |
Bulut Tabanlı Muhasebenin Sunduğu Avantajlar Nelerdir?
Bulut bilişim muhasebe sektöründe kullanımının her geçen gün hızla yayılmasının en önemli sebebi, kullanıcılarına sağladığı önemli avantajlardır. Bulut bilişim ve muhasebe sistemlerini bir arada kullanan işletmelerin sağlayacağı muhtemel faydalar ise şöyledir;
- İleri teknolojiyi çok düşük maliyetlerle kullanabilmek.
- Zaman ve mekandan bağımsız çalışma imkânı.
- Müşteri ilişkilerini daha hızlı yönetebilmek.
- Daha hızlı hizmet verebilme imkânı.
- Yasal güncellemelerin yazılıma hızla yansıması özelliği
- Tüm kullanıcıların güncellemelerinin aynı anda ve bedel ödemeden gerçekleşmesi.
- Müşteri işletme ile iş yükünün kolaylıkla paylaşılabilmesi.
- Veri kaybı yaşanmaması ve sınırsız yedekleme imkânı.
- Kurulum, destek ve eğitimlerden sınırsız faydalanma imkânı.
Müşteri ile Muhasebe Şirketi Arasındaki İletişim Modelleri
Bulut bilişim tabanlı muhasebe sistemleri kullanan işletmeler hizmet sağlayıcılardan hesaplama, depolama ve bağlantı kaynaklarını ihtiyaçları kadar satın alıp kendilerinin yönetebileceği ortam üzerinde kullanılabilecek hizmetlere sahip olabiliyorlar. Kurulan sanal yapı ile işletmelerin ilk yatırım, yenileme, altyapı sağlama ve yönetim gibi maliyetlerden tasarruf edilmesi sağlanmaktadır. Sanallaştırmada işletmelerin artan hizmet talepleri çok daha esnek ve hızlı karşılanabilmektedir. Ayrıca bulut bilişim ve muhasebe programları ile işletmeler kendisi için önemli bir maliyet kalemi olan finansal bilgilerin saklanacağı sistem odası kurmak ve bunun için UPS, jeneratör, yangın söndürme, güvenlik cihazları ve erişim cihazları bulundurmak zorunda değildir. Çünkü tüm veri saklanması ve güvenliği hizmet sağlayıcının sorumluluğundadır.
Bulut bilişim ve muhasebe sistemlerinin yaygın olarak kullanılan çalışma yapısı da vardır. Web tabanlı çalışan bu sistem örneğinde “Mali Müşavir”, “Şirket Yetkilisi” ve “Gezici Kullanıcı” olmak üzere üç tip kullanıcı bulunmaktadır. Her kullanıcı sisteme internet bağlantısı olan sabit veya gezici herhangi bir cihazla zaman ve mekân kısıtlaması olmadan şifreleri ile bağlanabilmekte ve işlem yapabilmektedir. İşletmelere ait tüm muhasebe verileri hizmet sağlayıcıya ait sunucularda saklanmaktadır. Kullanıcılar verilerini istedikleri zaman yedekleme imkânına da sahiptir. Verilerin güvenliğine ait sorumluluk hizmet sağlayıcıya ait olup; hizmet sağlayıcı işletmelerin finansal verilerinin kötü niyetli üçüncü şahısların eline geçmesini önlemek amacıyla gerekli güvenlik önlemlerini de almak zorundadır.
Yaygın Olarak Kullanılan Bulut Bilişim Tabanlı Muhasebe
Bilgi çağının sunduğu en son araçlardan biri, bulut bilişim ve muhasebe yazılımlarıdır. İş dünyasının geleceğine yön vermesi beklenen bulut bilişim, ihtiyaç duyulan bilgi teknolojilerini dış kaynaklardan sunar. İnternetin yakınlaştırdığı iş dünyasında rekabet artmış, işletmeler daha verimli, esnek, hızlı ve düşük maliyetli çalışmaya yönelmiştir. Hem büyük hem de küçük işletmelerin verimli çalışması için gereken bilişim altyapısı bulut bilişimle mümkün olmuştur. DİA, orta ölçekli KOBİ’ler, otel ve restoranlar için bulut bilişim tabanlı muhasebe programları sağlamaktadır.
Bilişim sektöründeki gelişmeler, en hızlı hizmet sektöründe uygulama alanı bulur. Bulut bilişim ve muhasebe, bulut bilişimle önemli fırsatlar sunar. Bulut tabanlı muhasebe sistemleri, finansal verilerin her yerden, sürekli ve kısmen otomatik kaydedilmesini sağlar. Bu, eski sistemlere göre daha maliyet etkin bir yöntemdir. Finansal verilerin kaydedilmesi, muhasebe bilgilerine dönüştürülmesi ve saklanması bulut bilişim sayesinde kolaylaşmaktadır.
