Korona Sonrası Ofislerdeki Değişiklikler

Koronavirüs, günlük hayatımızda olduğu gibi iş hayatımızda da birçok değişikliği getirdi.  Dünyanın dört bir yanındaki işverenler, çalışanlarını ofise geri getirmeyi denerken, üst düzey yöneticiler iş yerlerinin hem üretken hem de güvenli olmasını sağlamak için harekete geçiyor.

Son on yılda ofisler bazı şekillerde değişmiş olsa da, COVID-19 sonrası bir dünya için tamamen yeniden düşünülmesi ve dönüştürülmesi gerekebilir. Ofisler için dönüşümsel bir yaklaşım gerekli olacak.

Ofislerde Yaşanan ve Gelecekte Yaşanması Öngörülen Değişiklikler

– Evden Çalışma Artacak:

Pandemi bittiğinde, tüm işgücünün yaklaşık yüzde 30’unun haftada en az bir kez evden çalışacağı tahmin ediliyor. Corona’dan önce bu oran %10’dan azdı. Değişim devam ettikçe, özellikle beyaz yakalı çalışanlar için teknoloji giderek daha önemli bir rol oynamakta. Zoom gibi video uygulamalarının ve Slack gibi sohbet yazılımlarının pandemiden sonra günlük yaşamlarda da kullanılması bekleniyor. İnsanların toplantı yapma şekli – ortamın yanı sıra toplantıların uzunluğu ve amacı da – gelişebilir. 

– Empati:

Birlikte bir krizle yaşama deneyimi; örneğin çalışma arkadaşlarının oturma odalarının yanı sıra çocuklarını ve evcil hayvanlarını görme, daha güçlü bir empati duygusuna ve hatta işyeri sosyal ortamının kalıcı bir şekilde yumuşamasına yol açabilir.

– İş Yaşam Dengesi:

Tüm bunlar kaçınılmaz olarak daha iyi bir iş-yaşam dengesi ortaya çıkarabilir. Çocuğunun tiyatro gösterisine katılmak için günün ortasında dışarı çıkma özgürlüğünün beyaz yakalı çalışanların bir işte aradıkları özelliklerden biri olmasıyla artık çalışanlar için şehir merkezinde pahalı evlerde oturma zorunluluğu ortadan kalkabilir.

– Video Konferans Yazılım Kullanımları:

Coronavirus salgını, Zoom, Slack, Microsoft Teams, Google Meet ve diğerleri gibi video konferans ve sohbet uygulamaları gibi işyeri yazılımlarına yeni bir amaç getirdi. Daha önce bu yazılımlar çalışanların yüz yüze yapılan işlerde işbirliği yapabilmelerine yardımcı olurken, dünyanın büyük bir kısmı ofise gidemediğinde, bir iş gereksinimi haline geldi. Ve bu hızlı değişim, insanlar ofise döndüklerinde, muhtemelen bu yazılımı kullanmaya devam etmelerine ve hatta yeni şekillerde kullanmalarına neden olacak. Ayrıca dijitalleşmeye açık olmayan işletmelerin bile bu uygulamaları öğrenmek zorunda kalması bu yazılımların daha uzun süre kullanılacağını gösteriyor. 

Uzaktan çalışmaya geçiş, bazı şirketlerin çalışanlar için gözetim teknolojisine olan ilgisini de artırdı. Evden çalışmanın, hassas bilgilerin sızmasına veya kaybolmaya neden olabileceğinden endişe duyan işverenler bunun için çeşitli yazılımlar kullanıyor. Evden çalışmaya aşina olmayan şirketlerde bu yazılımların kullanımı daha yaygın. 

– Artan Toplantılar:

Beyaz yakalar için pandemi sırasında iş gününün düzeni de değişti. Bazıları için bunun beklenmedik ve görünüşte olumsuz bir etkisi; daha fazla toplantı oldu. Online toplantılar Şubat’tan Nisan’a kadar neredeyse iki katına çıkarken, her toplantıya yüz yüze toplantılara göre daha fazla kişinin davet edildiği görülüyor. 

– Teknoloji Kullanımı:

Geleceğin ofisinde, teknoloji, çalışanların ofis binalarına dönmelerini ve (bir aşı bulunana kadar) güvenli bir şekilde çalışmalarını sağlamada önemli bir rol oynayacak. İşletmelerin hangi çalışanların ofise gelebileceğini, ofisin ne sıklıkta temizlendiğini, hava akışının yeterli olup olmadığını vs yönetmeleri gerekecek. Verimliliği, işbirliğini ve öğrenmeyi sürdürmek ve kurum kültürünü korumak için, fiziksel olarak ofiste olmak ve ofis dışında olmak arasındaki sınırlar kalkmalı. Her zaman açık video konferans, kusursuz kişisel ve uzak işbirliği alanları (sanal yazı tahtaları gibi) ve eşzamansız işbirliği ve çalışma modelleri, fütüristik fikirlerden standart uygulamaya hızla geçecektir. 

DİA ERP ile tüm şirket süreçlerinizi istediğiniz yerden yönetin.

Formu doldurup hemen deneyebilirsiniz.

– Ofis Kullanımı:

Şirketler mevcut ofisin kapladığı alanın ne kadar olduğuna ve işbirliği, verimlilik, kültür ve iş deneyimi için istenen sonuçlara etkisine yeni bir gözle bakmalıdır. Bu tür bir yaklaşım ofislerin nerede bulunması gerektiğini de sorgulamayı içerecektir. Bu değişiklikler sadece işin yapılma şeklini iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda tasarruf da sağlar. Kira, sermaye maliyetleri, tesis operasyonları, bakım ve yönetim, gayrimenkul birçok kurum için tazminat dışında en büyük maliyet kalemidir. Bu, toplam personel kaynaklı harcamaların yüzde 10 ila 20’sini oluşturmaktadır. Bazı kuruluşlar, alternatif işyeri stratejilerinden faydalanarak ve alan yönetim yaklaşımlarını gözden geçirerek bu maliyetleri azaltmış olsa da, birçok firmada durum böyledir. Zamanla, bazı kuruluşlar gayrimenkul maliyetlerini yüzde 30 oranında azaltabilir. Tamamen sanal bir modele geçenler ise bu maliyetleri neredeyse ortadan kaldırabilir. Her ikisi de çalışanların birçok farklı yerde çalışmasını sağlayarak örgütsel dayanıklılıklarını artırabilir ve risk seviyelerini azaltabilir.

Kuruluşlar da bu süreci, yetersiz eski alışkanlıklar ve sistemlerden vazgeçerek geçmişin ataletinden kopmak için kullanmalıdır. Ofislere iyi planlanmış bir dönüş, iş yerindeki rolleri yeniden keşfetmek ve yetenek gelişimi için daha iyi bir deneyim yaratmak, işbirliği ve üretkenliği artırmak ve maliyetleri azaltmak için bu süreci kullanabilir. Nihai amaç, başarılı ve vizyoner şirketlerin her zaman istediği şey olacaktır: insanların çalışmalarının tadını çıkarabileceği, meslektaşlarıyla işbirliği yapabileceği ve kuruluşlarının hedeflerine ulaşabileceği güvenli bir ortam.

Kısa vadede alabileceğimiz tedbirler düşünüldüğünde ise, hijyen odaklı ve yakın ilişkilerde belirli mesafe kuralları belirlemek öncelikli olabilir. İş yeri, ortak paylaşım alanları, cafe, alışveriş merkezleri vs. yerlerde bu tedbirlerin işletme sahipleri tarafından alınması, işveren olarak da çalışanların sağlıklarını korumak ve bulunabilecekleri ortamlardaki ilgili tüm temizlik kurallarına uyarlamalar yapmak gerekiyor. Çalışanların ofis ortamında kendilerini güvende hissettirecek önlemleri sizler için sıraladık:

İş Yerlerine Dönüşü Rahatlatacak Bazı Öneriler

• İş yerine ulaşım saatlerinin yoğun olmadığı saatleri çalışanlarınız için planlayabilirsiniz.
• Çalışan güvenliğini artırmak için aylık planlar yaparak ofiste çalışacaklar, evden veya uzaktan çalışacakları gruplara bölerek planlayabilir, ofis içindeki kişi sayısını azaltabilirsiniz.
• Maske, dezenfektan, eldiven, siperlik, ateş ölçer gibi malzemeleri ofisinizde bulundurabilirsiniz.
• Her çalışanınızın oturma planını, mesafeleri ayarlayarak yeniden düzenleyebilirsiniz.
• Mola yapılacak yerleri, toplantı odalarını, ortak kullanıma ait tüm alanları da mesafe kurallarına göre yeniden düzenleyebilirsiniz. Bu alanların kullanımları da yoğunluk göz önünde bulundurularak planlanmalıdır.
• Devamlı temas edilen cam ve kapı kulpları, musluklar, sıvı sabunluklar, çöp kutuları, klozetler, bilgisayar, telefon vs. gibi noktaların belirli periyotlarla temizliği sağlanmalıdır. Yoğun temasta bulunulan alanların da sık sık dezenfeksiyonu sağlanmalıdır.
• Tüm odalarınızda maske ve alkol içeren el dezenfektanları veya kolonya bulundurmalısınız.
• Çoklu ofislerin bulunduğu işhanları, alışveriş merkezleri, plazalar vs. gibi yerlerde ise işyerinizin doğal olarak havalandırma imkanınız pek mümkün bulunmamaktadır. Klima gibi cihazların filtrelerinin temizlenerek, antibakteriyel filtre sistemlerinin kullanılmasını sağlayabilirsiniz. Yine belirli aralıklarla ortamdaki havanın kalitesini ve bakteri – mikrop ölçümlerini yapabilen sistemleri kullanabilirsiniz.
• Bu yapılan tüm değişikler ve alınan tedbirlerle ilgili çalışanlarınızı bilgilendirmeli uymaları gereken kuralları hatırlatmalısınız. Bu süreci ancak birlikte atlatabileceğinizi ve onların sağlıkları için tüm önlemleri aldığınızı bilerek kendilerini güvende hissetmelerini sağlayabilirsiniz.

Firmaların Uygulamalarından Örnekler: 

Twitter ve Facebook çalışanlarına sürekli evden çalışma opsiyonu tanıyacaklarını iletti. 

Facebook, sanal ekranların havada olduğu ve yeniden boyutlanabilir fütüristik masa kurulumlarını deniyor. Teknolojinin, iş arkadaşlarının sanal toplantı odalarında işbirliği yapmasına olanak tanıyan çalışma alanları oluşturmak için artırılmış ve sanal gerçekliği, yeni cihazlarla birleştirecek yeni bir bilgi işlem platformu oluşturmak istiyorlar. VR’daki sosyal bağlantıların gerçek dünyadaki kadar tanıdık hale gelmesine yardımcı olmak için çalışanların gerçekçi sanal avatarları olan Codec Avatarları üzerinde çalışıyorlar.

Global emlak şirketi Cushman & Wakefield, yeni bir ofis tasarımı denemeye hazırlanıyor. 6 Feet Office adını verdikleri tasarımla kimse birbirine 6 feet mesafeden fazla yaklaşamıyor.  

Zaha Hadid Architects’de çalışanların iş yerinde hiçbir şeye elleriyle dokunmamaları için çeşitli geliştirmeler yapılmış. Ofis kapıları, hareket sensörleri ve yüz tanıma kullanarak otomatik olarak açılırken, asansörler ve hatta kahve akıllı telefonlarla istenebiliyor.

Yeni yapılarda, sesle çalışan asansörler, kapılar ve dolaplar, lavabolar ve sabun dispenserleri, geliştirilmiş hava tahliyesi ve yüzeyleri gece boyunca dezenfekte etmek için UV ışınları gibi dokunmatik teknolojiler bulunması planlanıyor.

Bu önlemler neticesinde davranış biçimleri, iletişim yöntemleri ve yeme – içme alışkanlığımızın değişerek yeni alışkanların oluşacağını ön görebiliriz. Bu süreçte işverenlerin, çalışanlardan gelebilecek yeni taleplere karşı açık ve anlayışlı olmaları kaçınılmaz olan değişim sürecini kolaylaştırıyor. Korona virüs salgınının etkileri halen sürerken, bu yeni normalde bizleri neler beklediğini ve nasıl şekilleneceğini görüyor olacağız.

Pandemiden alınan dersler, her yerde çalışabilmenin geleceğini yeniden şekillendirecektir.