E-Arşiv Faturada İmza Zorunluluğu

E-Arşiv Faturada İmza Zorunlu mu?

Elektronik fatura dönemine geçilmesiyle birlikte e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında fatura düzenleyen mükelleflerin faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların hazırladıkları imzaya yer vermesi zorunludur.

E-arşiv faturaların elektronik ortama geçmesi eskiden fatura hazırlarken dikkat edilmesi gereken konuları da elektronik ortama taşımıştır. Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve diğer vergi kanun hükümlerine tabi olduğundan e-arşiv faturaları düzenlerken de bu hükümlere dikkat edilerek düzenlenmelidir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Vergi Usul Kanunu’nun 433 seri numaralı genel tebliğinde, faturanın nizamına ilişkin hükmünde ‘Belgelerin Alıcılarına Teslimi’ başlıklı maddesinde “Vergi Usul Kanunu’nun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir.” ifadesi yer alır.

E-arşiv faturada imza zorunluluğu ile mükellefler vergi mükellefi olmayan alıcılara matbu olarak fatura düzenlerken de faturada bir imzanın bulunması zorunludur. Faturanın düzenlendiği tarihte imzaya yetkili olan kişinin (iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların) noter tarafından tasdik ettirilmiş imzası ile hazırlanan faturanın basımında fatura üzerine yazdırılmak koşuluyla faturanın hazır imzalı olarak kullanılabilmesi de mümkündür.

[bucket id=”5476″]

E-Arşiv Faturada Bulunması Gereken Bilgiler:

• E-arşiv faturanın düzenleme tarihi ve belge numarası,
• E-arşiv faturayı düzenleyenin adı, soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
• Müşterinin adı, soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
• Malın ve işin türü, miktarı, fiyatı, vergi türü, oranı ve tutarı,
• Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,
• Karekod veya barkod bilgilerinin bulunması gerekmektedir.

E-Ticaret Tarafında E-Arşiv Faturada Bulunması Gereken Bilgiler;

• Satışın gerçekleştiği web adresi,
• Ödeme şekli ve tarihi,
• Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı, soyadı, unvanı, varsa vergi numarası, bağlı olduğu vergi dairesi veya kimlik bilgisi,
• Satış yapılan malın gönderildiği veya hizmetin gerçekleştiği tarih,
• İade bölümünde; malı iade edenin adı, soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutarı bilgilerinin, 
• Ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.“ ifadesinin bulunması gerekmektedir.

E-Arşiv Faturada Islak İmza Zorunlu Mu?

E-arşiv fatura, işletme sahibinin veya adına imzaya yetkili olanların ıslak imzası veya imza görüntüsünü (faturanın oluşturulması sırasında imzaya yetkili olanın imzasının) e-arşiv faturada yer verilmesi yeterlidir.

E-arşiv faturanın kâğıt ortamında teslim edilmesi durumunda faturaya ıslak imza uygulanabilir.

E-Arşiv Faturada İmza Sirkülerindeki İmza Örneği Hazır İmza Olarak Kullanılabilir Mi? 

Evet, ilgili tebliğde de “İmzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.” ifadesi yer almaktadır. Noter tarafından onaylanmış imza sirkülerinde veya yine noterin onayladığı imza beyannamesinde bulunan imzayı e-arşiv fatura hazırlarken hazır imza olarak kullanabilirsiniz. Bu işlem için noterden ayrı onay alınmasına gerek yoktur.

E-Arşiv Faturada Kaşe Zorunlu Mu?

E-arşiv faturanızda imzanız ile beraber kaşeniz de olmalıdır. 

GİB Özel Entegratörü DİA ile e-arşiv fatura tasarımlarınıza firma logo, kaşe, imza gibi bilgilerinizi kolaylıkla ekleyerek, her faturanızda kaydedeceğiniz tasarım ile gönderimlerinizi hızlıca yapabilirsiniz.

Denemek için hemen formu doldurun! 

E-Arşiv Faturada E-İmza Zorunlu Mu?

Elektronik ortamda düzenlenirken noter onaylı imza ve kaşenin eklenmesi yeterlidir.

E-Arşiv Faturada Mali Mühür Zorunlu Mu?

Evet zorunludur. GİB’in Vergi Usul Kanunu’nun 433 seri numaralı genel tebliğinde “Raporlama” başlıklı bölümünde; “e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin, elektronik ortamda oluşturdukları belgeleri ve e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv fatura hazırlanması konusunda hazırlanan kılavuzunda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Başkanlık sistemine aktarmak zorundadır.”  ifadesi yer almaktadır. 

E-Arşiv Faturada Zaman Damgası Zorunlu Mu?

Hayır, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) 433 seri numaralı VUK Genel Tebliğine göre e-arşiv faturasının zaman damgasıyla damgalanması zorunluluğu yoktur. 

E-arşiv faturanın üzerindeki tarih ve zaman ile elektronik belge olarak elektronik imza/NES ile imzalandığı tarihin ve zamanın aynı olması teknik ve fiili olarak mümkün olmadığında bu farklılık da e-arşiv faturasının geçerliliğini etkilemez. Çünkü e-arşiv faturası oluşturulurken; önce fatura düzenlenme zamanı faturaya yazılmakta, sonra elektronik imza ve zaman damgası uygulanmaktadır. Bu işleyiş sonrası faturanın düzenlenme zamanı ile elektronik imza ve zaman damgası zamanının aynı olması teknik olarak mümkün değildir.