Tahsilat Makbuzu Nedir? Nasıl Kesilir?

Tahsilat Makbuzu, satış yapıldıktan sonra yapılan ödemenin belgesidir.  Böylelikle alıcı ödemeyi yaptığını Tahsilat Makbuzunu ibraz ederek kanıtlayabilir. 

Tahsilat Makbuzu Nedir?

Tahsilat makbuzu; mal, para, değerli evrak veya bunun gibi kıymetlerin teslim alındığını kanıtlamak amacı ile düzenlenen belge türüdür. Tahsilat makbuzu iki ticari işletme arasında gerçekleştirilen alım veya satım faaliyetindeki kullanılan belgelerdendir. Satışı yapılmış hizmet ya da ürünün ödemesinin yapıldığına dair düzenlenen bir makbuz türüdür.

Tahsilat Makbuzlarının Önemi

Yapılan alışverişlerin güvenliği ele alındığında tahsilat makbuzu ticari bir işlemde oldukça önemlidir. Müşteriler ödemelerine karşılık aldıkları bu belge sayesinde ilerleyen süreçte yaşanacak olumsuzluklara karşı kendilerini koruma altına almış olur. İşletmeler için ise makbuzlar muhasebe ve finansal kayıtları için önemlidir. Ödemelerin izlenmesi ve gelir takibi esnasında bu belgeler kullanılabilir.

Hangi Ödeme Şekillerinde Tahsilat Makbuzu Kesilir?

Bir malınızın veya hizmetinizin ödemesinin bir bölümünü veya tamamını aldığınız durumlarda da tahsilat makbuzu kesebilirsiniz. Ayrıca kredi kartı, havale, çek ya da elden ödeme gibi farklı ödeme şekillerinde de kesebilirsiniz. Ticari işletmelerin tamamı, bütün alım satım işlerinin hemen ardından tahsilatın gerçekleştiğinin bir kanıtı olarak tahsilat makbuzu kesmelidir.

Tahsilat Makbuzu Nerelerde Kullanılır?

Tahsilat Makbuzu işletmenize para giriş veya çıkışında bir malınızın veya hizmetinizin ödemesinin yapılması durumlarında kullanır. Amaç bu ticaretin kayda geçmesidir. 

Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir?

Tahsilat makbuzu kesilmeden önce zorunlu olan alanların doldurulduktan sonra kesilmesi gerekmektedir. Üstüne şirket kaşesi basılan makbuz, iki nüsha şeklinde alıcı ve satıcıda bulunur. Tahsilat Makbuzu üzerinde mutlaka firma logonuz, adres bilginiz ve tahsilat makbuzunun seri numarası yer almalıdır. 

Tahsilat makbuzunun aynı gün içerisinde kesilmesi gerekir. Eğer sonraki aya bırakılırsa vergilerin yanlış hesaplanmasına sebep olabilir. Kayıt dışı işlemlerin önüne geçmek için tahsilat makbuzlarında bir limit belirlenmiştir. 7000 TL üstündeki ödemeler PTT, banka veya finansal kuruluşlar tarafından yapılır.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Doldurulur?

Makbuz üzerinde bulunan bütün alanların eksiksiz bir şekilde doldurulması gerekir. Aksi halde belge geçersiz sayılabilir. Tahsilat makbuzunda hem düzenleyen hem de alan kişilerin bilgileri yer alır. Makbuzu düzenleyen kişinin doldurması gereken alanlar;

➢ Ad, soyad ve unvan

➢ Adres ve telefon numarası

➢ Tahsilat makbuzunun düzenlendiği tarih

➢ Ödeme tutarı (yazı ve sayı ile)

➢ Ödemenin hangi amaçla yapıldığı

➢ Ödemenin çek ile yapılması durumunda çek numarası ve hangi bankaya ait olduğunun bilgilerine yer verilmelidir.

Ödemeyi yapan şahıs da adını ve soyadını doldurduktan sonra imza alanına imzasını attığında makbuz doldurma işlemi bitmiş olur. Her iki taraf da makbuzu saklamalıdır. Tahsilat makbuzu örneği, son derece dikkatli bir şekilde doldurulmalıdır. Sonrasında bir anlaşmazlık durumu oluştuğunda çözüm sağlamak için okunaklı olmalı ve üzerindeki tüm alanlar doldurulmalıdır. Aksi takdirde yaşanacak olan herhangi bir anlaşmazlıkta dekontun bunu çözme olasılığı düşecektir. İlaveten bu ödeme makbuzlarının bir örneği de firmada kalmaktadır. Yazılanları kopyalayan kağıt  ile oluşturulan makbuzlar her iki tarafı da güvence altına almaktadır. 

Kimler Tahsilat Makbuzu Düzenler? 

Tahsilat için düzenlenmiş makbuzu genellikle satıcılar, hizmet sağlayıcılar veya alacaklılar düzenler. Yani, bir ödemenin alındığını belgelemek amacıyla ödeme alan taraf tarafından hazırlanır ve verilir. Örnek vermek gerekirse bir mağaza, müşterilerden aldığı nakit veya kredi kartıyla yapılan ödemeler karşılığında makbuz düzenleyebilir. Bu makbuzları yalnızca bir hizmet veya ürün satıcıları düzenlemeyebilir. Örneğin şimdilerde bankalardan yapılması zorunlu olan kira ödemeleri eskiden elden verilebiliyordu. Günümüzde bankadan yapılan ödemeler dekont içerdiği için makbuza ihtiyaç duyulmuyor. Ancak kira ödemesi elden yapıldığında kiracılar ev sahibinden tahsilat için düzenlenmiş makbuzu isteyerek yaptığı kira ödemesine karşılık bir evrak almış oluyordu.

Düzenlenen makbuzlar muhasebe kayıtlarında da yerini alır. Tahsilat makbuzu muhasebe kaydı birkaç adımda yapılarak alınan veya yapılan ödeme sistemsel olarak da kayıtlara geçmiş olur. Muhasebe kaydının nasıl yapılacağını kısaca anlatmak gerekirse; kullanılan muhasebe sistemi üzerinde “yeni tahsilat kaydı oluşturma” işlemini uygulamak gerekir. Bu ekranda ödemenin alındığı tarih, ödeme miktarı ve ödeme yöntemi gibi bilgiler girilmelidir. Alıcı veya müşterinin kim olduğu belirtilecek şekilde müşteri veya alacaklı hesabı seçilmelidir. Bu işlemlerin ardından oluşturulan makbuz onaylanıp muhasebe sistemine kaydedilebilir.

Tahsilat Makbuzlarını Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Evrak düzenlenirken dikkat edilmesi gereken unsurların başında bilgilerin doğruluğu gelir. Alınan ödemenin tutarına çok dikkat edilmelidir. Müşteri bilgilerinin eksiksiz ve tam yazılması yine çok önemlidir. Çünkü alıcıya verilecek bu evrak müşterinin ödeme yaptığına dair kanıtıdır. Yanlış ünvan yazılan makbuzlar anlaşmazlık durumunda sorunu çözemeyebilir.

Fatura ve Tahsilat Makbuzu Farkları

İşletmeler farklı işlemler için fatura veya makbuz düzenler. İki belgeyi birbirinden ayıran önemli özelliklerin başında içerdiği bilgiler gelir. Öncelikle fatura yapılan alışverişin detaylarını içerir. Ancak makbuzda satın alınan ürün veya hizmete dair bilgiler yer almaz. Faturada ürünün birim fiyatı, vergiler dahil toplam fiyat ayrı ayrı bulunur. Tahsilat için düzenlenmiş makbuzda ise yalnızca ödenen tutar yazılır. Tahsilat makbuzu, fatura yerine geçen bir evrak değildir. Çünkü makbuz sadece bir ödemenin alındığını doğrularken, fatura bir satışın ayrıntılarını ve şartlarını belirler.

Yakın zamana kadar genellikle bu iki belge aynı anda alıcı tarafa teslim ediliyordu. Ancak şimdilerde durum biraz değişti. E-faturanın ve e-irsaliyenin zorunluluğu ile birlikte artık çoğu zaman faturalar internet aracılığıyla müşteri tarafına iletiliyor. Firmalar bu tarz sistemleri kullanabilmek adına çeşitli yardımlar alıyor. İşletmelere bu desteği sağlayan yazılım firmalarından biri olan DİA Yazılım platformu birlikte çalıştığı işletmelere bu hizmeti sağlıyor. Dijital ortamda hazırlanan e-irsaliyeler alıcı tarafa mail yoluyla iletiliyor.

Online Tahsilat Makbuzu Örneği

Online olarak bilgisayardan veya cep telefonundan hazırlanabilen tahsilat makbuzları aynı şekilde eksiksiz doldurularak karşı tarafa dosya çıktısı şeklinde veya mail yolu ile gönderilebilir. Aşağıda DİA’daki mobil ve masaüstü uygulamada tahsilat makbuzu hazırlama ve hazırlanmış tahsilat makbuzu örneğinin ekranlarını bulabilirsiniz.

Muhasebesel operasyonel süreçlerinize DİA ile Hız Katın!
DİA ile sahadaki ekipleriniz cep telefonlarından hızlıca tahsilat makbuzu düzenleyebilir. Zaman kaybetmeden tahsilat makbuzunuzu online olarak ister laptopunuzdan ister cep telefonunuzdan kolayca hazırlayıp, wi-fi yazıcılardan çıktınızı hızlıca alabilirsiniz.