Depo Yönetimi Nedir, Nasıl Yapılır?

Üretim veya satış yapan firmaların çoğunda depo bulunmaktadır. Tedarik sürecinde büyük bir yer tutan depo, karlılık, gider ve müşteri memnuniyeti adına oldukça önemli bir faktördür. İyi yönetilen bir depo ile oluşabilecek çok sayıda aksaklığın önü kesilebilir. Öte yandan doğru yönetilen bir depo sayesinde, ikinci bir depo ihtiyacı da ertelenmiş olur. Bu da ek maliyetlerin azalmasına neden olur.

Depo Yönetimi Nedir?

Özetle depo yönetimi, tedarik ve depolama süreçlerinin doğru şekilde yapılabilmesi için yürütülen faaliyetler bütünüdür. Depo yönetiminin doğru yapılabilmesi için, bütün sürece hakim olunması ve hatasız bir şekilde yönetimin gerçekleştirilmesi gerekir.

Depo yönetimi, depoda bulunan tüm ürün ve ham maddelerin organizasyonunu ve kontrolünü sağlayabilme sürecidir. İçerisinde şunları barındırır:

• Depo ve envanter düzeni
• Ekipman kontrolü ve bakım
• Yeni stokların yönetimi
• Karşılama, paketleme ve nakliye
• Depo yönetimi performansını değerlendirme ve geliştirme

Günümüzde hızlı büyüyen şirketler, DİA gibi depo yönetim sistemlerini kullanarak, depo kontrolünü sorunsuz şekilde sağlamaktadır.

Depo Yönetimi Nasıl Yapılır?

Çeşitli iş kolları veya bölgelere göre farklı depo yönetim tarzları ortaya çıkmaktadır. Ancak her işletme için ortak kabul gören teknikler bulunur. Bu teknikler sayesinde depo yönetim sürecinin verimliliğini artırmak mümkün olur. Depo yönetiminde verimliliği artıracak bazı ipuçları şunlardır:

• Stok Seviyesini Doğru Tutma: Depo içerisinde olması gerekenden fazla stok tutmak, hem yüksek maliyetlere hem de gereksiz yer işgaline yol açar. Bu da deponun farklı ihtiyaçlar için de kullanılabilmesini engeller. Öbür taraftan baktığımızda, az sayıda stok bulundurmak da siparişleri karşılayamama gibi ciddi problemlere neden olabilir. Bu yüzden her işletmenin doğru stok seviyesini ayarlayabilmesi gerekir.
• Dönemsel Değişimleri Takip Etme: Her sektörün kendi içinde talep artışı yaşadığı dönemler vardır. Şirket yöneticileri zamanla bu dönemleri yakından anlamaya başlar. Böyle dönemlerin takip edilmesi ve stokların bu dönemlere göre ayarlanması, potansiyel talep artışı ya da azalışı gibi süreçlerin doğru yönetilmesini sağlayacaktır.
• Depo Düzenini Kontrol Etme: Halihazırda var olan stokların, geçmiş dönem seviyelerinin ve gelecek dönem hedeflerinin yakından takip edilmesi, işletmelere ciddi avantajlar sağlar. Rafların ve ürün dizilimlerinin yakın takibe alınması halinde, deponun alan olarak en iyi şekilde kullanılmasını sağlar. Bununla beraber, depolanan ürünlerden hangilerinin daha yakın tarihte ya da hangilerinin daha sık kullanılacağı bilinirse, bu ürünler daha ulaşılabilir yerlere yerleştirilebilir. Böylece depo çalışanlarının da zamandan tasarruf etmesi sağlanır.
• Stok Kaydı Tutma: Depoda getirilen her ürünün bir ürün kodu olmalıdır. Aynı şekilde depodan çıkış yapan her ürün de kayıt altına alınmalıdır. Böylece stok seviyelerinin istenildiği zaman öğrenilmesi mümkün hale gelir. Depodan hangi dönemlerde hangi ürünlerin daha sık çıktığına yönelik elde edilecek veriler, ilerleyen dönem için daha risksiz kararlar alınmasını sağlayabilir.
• Otomasyon: Depo yönetiminin insan eline bırakıldığı durumlarda, çeşitli aksaklıklar ve hatalar ortaya çıkabilmektedir. Bu yüzden stok ve depo yönetimi programlarından yararlanmak gerekir. DİA Yazılım’ın sunmuş olduğu stok ve depo yönetim sistemi, stok seviyelerini anlık olarak görebilmeyi sağlar. Böylece azalan stok gibi durumlarda uyarı alma ve rapor oluşturma avantajlarından faydalınabilinir.

Unutulmamalıdır ki, günümüzde depo yönetimi sürecinin tümüyle başarılı olabilmesi için, yönetim, lojistik, satın alma ve satış gibi departmanların da sorunsuz şekilde çalışıyor olması gerekir. Ayrıca depo yönetiminin DİA gibi bir program tarafından yapılması, verimliliği artırırken, maliyetleri ve harcanan fazla zamanı azaltacaktır.

Depo Yönetim Sistemlerinin Avantajları

Günümüzde otomasyonlar sayesinde anlık olarak veri yönetimini sağlayan depo yönetim sistemleri, yüksek verimlilik, hızlılık ve doğruluk artışı sağlıyor.

Depo yönetim sistemlerinin şirketlere göre özelleştirilebiliyor oluşu, yoğun rekabet ortamında fark yaratıyor. Tüm depo yönetim süreçlerinin DİA tarafından gerçekleştiriliyor oluşu, insan kaynaklı hataların tümünün önünü kesiyor. Öte yandan sistemin hızı sayesinde, büyük bir zaman tasarrufu da sağlanıyor.

Depo yönetiminde yapılacak hataların maddi kayıplara, müşteri kayıplarına ve prestij zararına neden olabileceği asla unutulmamalıdır. Bu yüzden bir depo yönetim sistemi seçerken dikkat edilmesi gerekenleri aşağıda sıraladık:

• Tercih edilen şirketin satış destek kalitesi
• Depo yönetim sistemini kullanan referansların memnuniyet seviyesi
• Depo yönetim sisteminin belirli sektörlerden bağımsız olarak kullanılabilmesi ve özelleştirilebilir oluşu
• Modül çeşitliliği
• Şirketin projeye olan yaklaşımı
• Kullanılan teknolojilerin detayları
• Maliyet – performans dengesinin olması

Sonuç olarak doğru stoklama ve doğru depo yönetimi şirketler için hayati önem taşır. Ancak doğru stoklama yapabilmek için, doğru depo yönetimini yapabiliyor olmak yeterli olmaz. İşletmenin tedarik zinciri yönetiminin sorumluluğu daha büyüktür. Depoların da bir kapasitesi olduğu asla unutulmamalıdır.