Bulut Tabanlı Muhasebe Programı Nedir?
Çevrimiçi muhasebe yazılımı olarak da bilinen bulut muhasebe programı, uzak bir sunucuda barındırılan muhasebe yazılımıdır. Kullanıcılar, verilerin işlendiği ve kullanıcıya geri gönderildiği “Bulut” tabanına veri aktarımı yaparlar.
Yazılımlara, kullanıcılar tarafından internet veya diğer ağlar aracılığıyla bir bulut uygulama servis sağlayıcısı aracılığıyla erişilebilir. Bulut tabanlı bir muhasebe yazılımıyla, şirketteki herkes buluta kendi cihazlarında erişebildiği için, bir şirketin yazılımla bireysel masaüstü bilgisayarlar kurması gerekmez. Bu aynı zamanda uzaktan çalışanların veya şubelerin aynı verilere ve yazılımın her zaman aynı sürümüne erişimi mümkün kılar.
Bulut tabanlı muhasebe programlarının önemli bir avantajı da, veri yedekleme ve olağanüstü durum kurtarmanın genellikle hesabınızın bir parçası olmasıdır.
İçindekiler
Bulut Tabanlı Muhasebe Programı Kullanmak İçin 8 Neden
Muhasebeye Her Zaman Her Yerden Erişin
Bulut tabanlı muhasebe programları ile, finansal verilerinize istediğiniz zaman istediğiniz yerden erişebilirsiniz. Bulut sayesinde uzaktan erişim mümkün olduğu için, güncelleme yapmak gibi işlemlere vakit ayırmaya gerek kalmaz. Hatta bazı bulut tabanlı muhasebe programları, mobil entegrasyona sahip olduğu için, istenildiği zaman her yerden finansal verilere ve muhasebe programına erişmek mümkün olur.
Detaylı Raporlar Alın
Verileriniz bulutta olduğu sürece istediğiniz zaman detaylı raporlar alarak finansal verilerinize erişebilirsiniz. Bu da işletmenizin finansal geleceği hakkında çok daha doğru kararlar verebilmenizi sağlayacaktır. Eğer geleneksel bir muhasebe programı kullanıyor olsaydınız, güncel olmayan raporlara ulaşabilmek için sayfalar içerisinde dolaşıyor durumda kalırdınız. Bulut tabanlı muhasebe programları sayesinde ihtiyaç duyduğunuz anda gerçek zamanlı finansal verilere erişebilir ve hızla büyüyen bir işletmenin tüm detaylarını kolayca alabilrisiniz.
Otomasyon İle Vakit Kaybetmeyin
Bulut tabanlı muhasebe programı sayesinde zamandan tasarruf etmek için işlerinizin bir çoğunu otomatik hale getirebilirsiniz. Örneğin, satıcı bilgilerini girebilir ve o satıcıya her ay aynı tarihte otomatik ödeme yapan bir iş akışı oluşturabilirsiniz.
İşbirliğini Kolaylaştırın
Bulut tabanlı bir muhasebe programı kullanmak, muhasebecinizle işbirliğinizi kolaylaştıracaktır. Çünkü bulut, muhasebecinizin sizden isteyeceği raporları pratik bir şekilde almanızı sağlayacaktır. Öte yandan muhasebecinize, muhasebe programına erişim izni verme seçeneği de elinizdedir. Böylece muhasebeciniz istediği zaman istediği raporu kendisi de alabilir. Bulut tabanlı muhasebe programının erişimini çalışanlarınıza da verebilirsiniz. Hem de yetkilendirme ayarlarını kullanarak, hangi verilere erişip, hangilerine erişemeyeceklerine karar verebilirsiniz.
Muhasebenizin Doğruluğunu Artırın
Bulut tabanlı muhasebe programında hata riski çok daha azdır. Çünkü ilgili finansal verilerin hepsi aynı yere girilmektedir. Düzenli olarak gider ve gelir giren bir şirketseniz ve işlemleri kategorilere ayırıyorsanız, bulut bilişim sayesinde hata oranları bir hayli azalacaktır.
Excel dosyası kullanırken gereken formülleri ezberlemeye ve kısayolları kullanmaya gerek kalmaz. Hatasız bir muhasebe yönetimi için tek yapmanız gereken, gelir ve giderlerinizi düzenli olarak sisteme girmektir.
Kurulum Gerekmez
Bulut muhasebe programları çevrimiçi olarak yer alır. Bu da kuruluma ihtiyaç duyulmamasını sağlar. Aynı şekilde kurulum için ekiplerin şirkete gelmesi gibi süreçlerden de kurtulmak mümkündür.
Ekiplerin her masaüstü bilgisayara ayrı ayrı kurulum yaptığı geleneksel muhasebe programlarının aksine, tarayıcı üzerinden kullanıcı adı, şifre girerek erişim sağlanabilir. Bazı bulut muhasebe programları, bulut altyapısı ile faaliyet gösteriyor olsa da, bilgisayara bir kurulum gerekmektedir. Örneğin DİA Yazılım, bulut altyapısı üzerinden hizmet veriyor olsa da, programın internet sitesinden indirilmesi gerekir. Ancak bu programın indirilmesi ve kurulması o kadar basittir ki, kullanıcı kendi başına kurulumu 5 dakika içerisinde gerçekleştirebilmektedir. Aynı şekilde mobil kullanım için de bir App bulunmaktadır.
Öte yandan bulut tabanlı muhasebe programlarında güncelleme yapmak veya diğer teknik konularda çözüm bulmak için bir bilişim teknolojileri ekibine ihtiyaç duyulmaz. Çünkü programın güncellemeleri sürekli online ve otomatik olarak gerçekleşir. Aynı şekilde teknik sorunlar, kullanıcı henüz daha fark etmeden gelen güncellemelerle çözülür.
Teknik Desteğe Erişim
Bulut muhasebe programı kullanan bir kullanıcı, teknik problemler yaşadığında sorunun çözülmesi için ekiplerin fiziki olarak gelmesini beklemek zorunda değildir. Mail ya da telefon yoluyla teknik desteğe ulaşılabilir ve sorunu çevrimiçi olarak çözülebilir.
Kağıt ve Ofis Giderlerini Azaltın
Geleneksel muhasebe yöntemlerinde yoğun bir kağıt israfı bulunur. Masraflar, makbuzlar ve faturalar için dosyalama yapmak oldukça zahmetli ve masraflı olabilir. Bulut tabanlı muhasebe programları sayesinde veriler hiçbir gider olmadan bulut altyapısına aktarılabilir.
Finansal verileri buluta taşımak, dosyaların ve kağıtların arasında kaybolmak yerine, istediğiniz zaman istediğiniz yerden verilerinizi incelemenizi mümkün kılar. Bu hem paradan hem de zamandan tasarruf demektir.
Bulut bilişimin bir diğer faydası da, uzaktan çalışma sistemi için biçilmiş kaftan olmasıdır. Çalışanlar internetin olduğu her yerden işlerini yapabilecekleri için, dileyen işletmeler tümüyle uzaktan çalışma sistemine geçebilir ve ofis giderlerini sıfıra indirebilirler.
Bulut Tabanlı Muhasebe Programı Kullanmak Güvenli mi?
Finansal verilerinizin bulut tabanlı bir sistemde ne kadar güvende olduğunu merak ediyor olabilirsiniz. Bulut tabanlı muhasebe yazılımı, verilerinizi göndermek ve depolamak için bilgilerinizi güvenli ve kırılamaz bir koda yazarak şifreleme yapar. Bu güvenlik yöntemine çevrimiçi bankacılık işlemlerinden aşinayız.
Verilerinize buluta aktardığınızda, aşağıda yer alan güvenlik önlemlerinin tümüne geçiş yapmış olursunuz:
- Güvenli veri saklama merkezi
- Güvenlik personelleri
- Ekstra otomatik yedekleme sunucusu
- Düzenli güvenlik denetimleri
- Şifrelemelere bağlı üst düzey güvenlik yazılımı
- Güvenli ağ yapısı
- Kullanıcı kimlik doğrulama yöntemleri
- Kötü amaçlı yazılım koruma ekipleri
- Müşteri hizmetleri ve teknik destek
- Otomatik güncellemeleri (Anlık güvenlik güncellemeleri vb.)
Geleneksel bir muhasebe programı kullanmak ile bulut tabanlı muhasebe programı kullanmak arasındaki farklar genel olarak bunlar. Özellikle bulut altyapısının avantajları ve güvenlik konusunda ortaya koyduğu fark göz önüne alındığında, şirketlerin artık bulut teknolojisinden faydalanması kaçınılmaz.
Türkiye’nin en gelişmiş bulut tabanlı muhasebe programı DİA Yazılım, bir işletmenin ihtiyaç duyabileceği her şeyi uçtan uca çözümleriyle sunuyor. Daha fazla bilgi almak ve değişime ilk adımı atmak için aşağıda yer alan formu doldurun, sizi arayalım.
Bulut Tabanlı Muhasebe Yazılımı Kullanmanın Avantajları
Bulut tabanlı muhasebe, tüm ticari sürecin kayıt altına alındığı muhasebe sistemlerini daha güvenilir ve daha kullanışlı hale getirme çabası olarak özetlenebilir. Teknoloji çağında gelişen sistemler mali müşavir ve muhasebe personellerinin elini kolaylaştırdı. Aynı zamanda güvenli ve daha az hatalı muhasebe kayıtlarının yapılmasına olanak sağladı. Bulut muhasebe sistemlerinin avantajları bunlarla sınırlı değil. Bu sistemin faydalarını birkaç maddede sıralayabiliriz:
- Erişilebilirlik
- Güvenlik ve Yedekleme
- Maliyet Etkinliği ve Az Hata Payı
- Otomasyon ve Entegrasyon
- İşbirliği
- Sürdürülebilirlik
1. Erişilebilirlik
Bulut tabanlı muhasebe yazılımlarına erişmek oldukça kolaydır. Geleneksel muhasebe sistemlerinin aksine internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişim sağlanabilir. Bu, iş sahiplerinin ve çalışanların istedikleri yerden muhasebe verilerine ulaşmalarını sağlar. Ön muhasebe işlemleri yürüten firmalar da bulut tabanlı ön muhasebe sistemi sayesinde elinde bulunan her türlü cihazdan internet aracılığıyla ön muhasebe kayıtlarını işleme alabilir.
2. Güvenlik ve Yedekleme
Günümüzdeki bulut muhasebe çözümleri genellikle güçlü güvenlik önlemleri içerir. Sağlayıcılar, veri merkezlerindeki güvenlik önlemleriyle müşteri verilerini korur. Ayrıca veri kaybının önüne geçmek adına veri yedeklemeleri otomatik olarak yapılır. Bu sayede potansiyel veri kaybı durumlarında bile verilere kolayca erişilebilir.
3. Maliyet Etkinliği ve Az Hata Payı
Geleneksel muhasebe yazılımlarının çoğunda yüksek maliyetli lisans satın almak gerekebilir. Ancak bulut muhasebe sistemi kullanıcıların aylık veya yıllık abonelik modelleri sunar. Bu da bulut çözümlü muhasebe sisteminin geleneksel sistemlere göre daha uygun maliyetli olmasını sağlar. Son teknoloji çözümlemelerin kullanıldığı bu sistemler muhasebe kayıtlarında yapılan hata payını da aza indirir.
4. Otomasyon ve Entegrasyon
Muhasebe sistemlerinin diğer işletme yazılımlarıyla entegre bir biçimde çalışabilmesi oldukça önemlidir. Bu bağlamda bulut muhasebe sistemleri genellikle diğer yazılımlara entegre edilebilir. Böylece işletmeler muhasebe süreçleri için farklı işletme fonksiyonlarıyla koordineli şekilde yürütme imkanı elde eder.
5. İşbirliği
Bulut tabanlı muhasebe yazılımı, işbirliği ve paylaşımı kolaylaştırır. Çeşitli kullanıcılar, aynı anda verilere erişebilir ve işbirliği yapabilir. Bu özellik sayesinde çalışan ekip genel finansal durum ve muhasebe işlemleri hakkında bilgi paylaşımı sağlar.
6. Sürdürülebilirlik
Bulut çözümlü muhasebe sistemleri sürdürülebilirlik açısından kullanıcılar için oldukça faydalıdır. Teknoloji geliştikçe güncellenebilir durumda olan bu sistemler uzun yıllar boyunca muhasebe kayıtlarında işletmelerin elini kolaylaştırmaya devam edecektir.
Geleneksel ve Bulut Tabanlı Muhasebe Arasındaki Farklar
Bulut tabanlı muhasebe yazılımları teknolojinin ilerleyişini yakalayan ve kullanıcılarına kolaylıklar sağlayan sistemlerdir. Bu çözümlemeler teknolojik gelişmeleri takip ederek sistemlerine yenilikler katarak yoluna devam eder. Geleneksel muhasebe sistemleriyle aralarında önemli farklar vardır. Teknoloji çağını yaşadığımız bu dönemde mobilite ve mekansız erişim bulut muhasebe sisteminin en önemli artılarından biridir.
Geleneksel muhasebe sistemlerine ofis ortamındaki bilgisayarlardan ya da altyapısı kurulu kişisel bilgisayarlardan erişim sağlanabilirken; bulut çözümlü muhasebe sistemlerine internet aracılığıyla her türlü cihazdan her noktada erişilebilir. Muhasebe kayıtları için veri güvenliği ve yedekleme kritik önem arz eder.
Geleneksel muhasebe sistemlerinin aksine bulut tabanlı muhasebe çözümleri verileri veri merkezlerinde barındırılan sunucularda saklarlar. Bu veri merkezi yüksek güvenlik önlemleriyle korunur ve düzenli yapılan yedekleme işlemleriyle veriler korumaya alınır. Ancak geleneksel muhasebe sistemlerinde verilerin güvenliğinden kullanıcılar sorumludur. Geleneksel muhasebe sistemlerinde yapılması gereken güncelleme ve bakımlar kullanıcılar tarafından yapılır. Bu da ciddi bir zaman kaybını beraberinde getirir. Bulut muhasebe sistemlerinde ise güncellemeler otomatik olarak sağlayıcılar tarafından gerçekleştirilir. Kullanıcılar yeni sürümden hemen faydalanabilir.
Bulut Tabanlı Muhasebe Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Bulut tabanlı muhasebe programları arasında kendi işletmenize uygun bir programı seçmek gelecekte yapacağınız işlemler için oldukça önemli. Bu doğrultuda dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar var. Bunların başında ihtiyaç analizi geliyor. Programlar aracılığıyla hangi fonksiyonları kullanacağınızı bildiğiniz takdirde doğru programı seçebilirsiniz. Seçilen programın arayüzünün kolay kullanılabilir, kullanıcı dostu olması da önemli. İşlevsel ve zor olmayan bir program arayüzü yapılacak tüm işlemi daha hızlı ve hatasız hale getirebilir. Seçilecek programın yalnızca o günü kurtarmaması gerekmekte. İşletmenin büyümesi durumunda ve ihtiyaçlar arttığında programın da işletmeye uyum sağlamaya devam edebilmesi gerekir. Bu sebeple ölçeklendirilebilirlik de önemli unsurlardan biri.
Seçilecek programın günümüz yerel sistemlerine de muhakkak uygun olması gerekiyor. E-faturaya geçiş sürecinin ardından gelen e-fatura zorunluluğu dolayısıyla e-arşiv sistemleri ile entegre çalışan çözümlemeler tercih edilmelidir. Bu konularda kullanıcılarına destek sağlayan yazılım platformlarından da destek alınabilir. Örneğin DİA Yazılım platformu bünyesindeki kullanıcılara e-faturaya geçiş zorunluluğu için yardımcı oluyor. Bu geçişi sorunsuz yapan ve bulut muhasebe programını da yeni sisteme entegre bir biçimde seçen işletmeler muhasebe kayıtlarında sorun yaşamıyor. Tüm sistem internet ortamından yürütülüp kayıt altına alınıyor. Veriler güvenli bir biçimde sistemde yerini alıyor.
