İşletmenizin ERP Kullanmaya İhtiyacı Var mı?

Geç saatlere kadar ofiste sıkışıp kaldığınızı ve günlük işleri bitirmeye çalıştığınızı hayal edin. Sipariş hacmine ayak uydurmakta sorun yaşıyorsunuz ve müşteri memnuniyeti düşüşe geçmiş durumda. Satış tahminleriniz ERP programlarının aksine verilere değil, spekülasyonlara dayanıyor ve deponuzdaki stok miktarını tam olarak bilmiyorsunuz.

İşletmenizin ERP kullanmaya ihtiyacı olup olmadığını değerlendirmek, bu tarz sorunlarla başa çıkabilmek için kritik öneme sahiptir. İşletme sahiplerinin, işlerini zirvede tutabilmek ve rekabette öne geçmek için en iyi araçları aramaları gereklidir. Bulut sistemleri, bu araçlar arasında öne çıkanlardandır. Peki, bir işletmenin ERP kullanmaya ihtiyacı olduğunun işaretleri nelerdir?

ERP Neden Bu Kadar Önemli?

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımları, bir dizi iş sürecini yönetebilmek için kullanılır. Gelin birlikte bu sistemlerin öne çıkmasında büyük rol oynayan 4 önemli nedeni inceleyelim:

• Tasarruf
• Gelişmiş Raporlar
• Verimlilik artışı
• Daha memnun müşteriler

1. Tasarruf

İşletmelerin dağınık olan iş süreçlerini birbirine entegre etmeye ERP programları yardımcı olur. Çalışanlar, ürün geliştirmeden, borç hesaplarına kadar işleri için ihtiyaç duydukları tüm kaynaklara tek bir merkezi sistemden erişebilir hale gelirler. Departmanların birbirlerine entegre hale gelmesi, çalışanların hem zamandan hem de dolaylı yoldan maliyetlerden tasarruf etmesinin önünü açar.

2. Gelişmiş Raporlar

Kurumsal kaynak planlama, kullanıcıların girdiği tüm verileri kaydedip sakladığı için müthiş bir iş zekası aracıdır. ERP olmadan incelenmesi ve derlenmesi günler sürebilecek raporlar, sistem sayesinde saniyeler içerisinde hazırlanabilir. Böylece yöneticiler sisteme giriş yaptıklarında, kendileri için her zaman hazır olan raporları tek tuşla alabilir ve şirketin geleceğine yönelik kararları daha az riskle alabilirler. Gelişmiş raporlar sadece yöneticiler için değil, hemen her departmandan çalışan için de önemli göstergelere sahip olabilir. Raporlar sayesinde çalışanların verimliliği artabilir.

3. Verimlilik Artışı

Çalışanların en çok mesai harcadığı işleri otomatik hale getirebilir. ERP’nin sahip olduğu veritabanı, veri girişi gibi zaman alıcı işlemleri azaltabilir ve sistemin kendi kendisine saniyeler içinde karmaşık hesaplamaları yapmasına olanak sağlar. Böylece çalışanlar, daha stratejik iş süreçlerini yürütebilmek için zaman kazanır ve işgücü yatırımları gelirleri artırır.

4. Daha Memnun Müşteriler

Eğer bir işletme B2C hizmeti veriyorsa, müşteri memnuniyeti olmazsa olmaz konulardan birisidir. Müşteriyi merkeze alan mal ve hizmet sunumu, müşteri memnuniyetini artırmanın önemli yollarından birisidir. ERP programları bunu çeşitli şekillerde yapabilir. Çoğu yazılım, bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) programını içinde barındırır. Dolayısıyla tek başına bağımsız CRM programları ile kıyaslandığında, (ERP sistemine entegre oluşundan kaynaklı olarak) çeşitli iş süreçlerinin verilerine erişebilir haldedir.

Entegre bir CRM programı, yalnızca iletişim bilgileri değil, sipariş geçmişi ve fatura bilgileri gibi verileri de kullanıcısına sunabilir. Böylece ekipler, müşterilerine bütünsel olarak bakarak, istekler ve ihtiyaçlar hakkında daha derin bilgiler elde edebilirler. Ayrıca elde edilen potansiyel müşteri verileri, daha iyi bir satış planı oluşturulmasına yardımcı olur.

ERP Kullanımı Gerekliliğinin 5 İşareti

Eğer bir işletme, aşağıda yer alan işaretlerden bir veya birkaçını yaşıyorsa, artık kurumsal kaynak planlaması yatırımı yapmasının zamanı gelmiş demektir. Peki, bunlar neler mi? Gelin birlikte bakalım.

1. Çeşitli iş süreçleri için farklı yazılımlar mı kullanıyorsunuz?

Bir işletme eğer farklı süreçleri için çeşitli yazılımlar kullanmaya başlamışsa, bu hem yeteri kadar büyüdüğünün hem de artık iş süreçlerini verimli yönetemediğinin göstergesidir. Eğer birden fazla program kullanan bir şirketiniz varsa, aşağıdaki soruları kendinize sorabilirsiniz:

• Borçlar ve alacaklar bir sistem tarafından yürütülürken, müşteri siparişleri başka bir sistemden mi alınıyor?
• Siparişleri almak, süreci tamamlamak ve muhasebeye girmek zaman alıcı bir manuel süreç mi yaşatıyor?
• Depo çalışanları nakliye ve satın alma için farklı bir sistem mi kullanıyor?

Bir işletme, birden fazla programı paralel olarak kullanıyorsa, sorunsuz bir iş akışı beklemek mümkün değildir. Aynı zamanda bu tarz çalışma sistemi verimli de olmaz. ERP yazılımları, tüm kurumsal süreçlerin tek bir ekrandan yönetilmesini sağlar. Aynı zamanda bütün iş süreçlerini entegre ederek, işe maliyetlerden tasarruf ve verimlilik de katar.

2. Şirket verilerine erişmek zor ve yavaş mı?

Acilen ortalama satış marjınızı hesaplamanız gerektiğinde, bu ne kadar sürerdi? Günlük siparişler veya toplam satışlar gibi diğer önemli performans göstergelerine ulaşabiliyor musunuz? Düzenli olarak el ile güncellenmesi gereken sistemlere ve Excel gibi tablolara güvenen şirketler için rapor hazırlamak uzun bekleyişleri beraberinde getirir. Bu, zaman kaybı ve verimlilik düşüşü demektir.

Günümüz teknolojisi ve rekabet ortamında işletmeler her zamankinden daha hızlı hareket etmek zorundadır. Çalışanların kritik verilere anında erişebilmesi, işletmenin başarısı için hayati önem taşır. Aynı şekilde yöneticilerin de iş süreçlerine ERP programlarıyla bütünsel bir bakış açısıyla bakabilmeleri ve raporlara anlık ulaşabilmeleri gereklidir. Bu sayede, şirketin geleceğine yönelik önemli kararlar alırken daha az riskle hareket edebilirler.

3. Muhasebe süreçleri zaman alıcı ve zor mu?

Muhasebe departmanları, bir şirketin ERP yazılımına ihtiyacı olduğunu ilk fark eden departmandır. Şirket halen kağıt faturalar kullanıyorsa veya çalışanlar şirketin finansal verilerini tek tek manuel giriyorsa, gereksiz yere saatlerce vakit harcıyorlar demektir. Çünkü kurumsal kaynak planlama yazılımları bu tarz işlerin çok büyük bir bölümünü, saniyeler içerisinde ve otomatik olarak bitirebilirler.

Finansal verilerin farklı programlar arasında veya birden fazla Excel tablosunda entegre olarak kullanılamaması, şirkete ciddi oranda yavaşlık katacaktır. Özellikle ön muhasebe bulut programları sayesinde, pek çok farklı alandaki veri entegre şekilde kullanılabilir. Muhasebe çalışanları, tüm finansal verilerin tek bir ekranda olmasıyla beraber, tek tek çapraz gönderim yapmak, rakamları tekrar tekrar girmek veya iki platform arasındaki veri doğruluğunun sağlamasını yapmak gibi işler için saatlerini harcamak zorunda kalmazlar.

4. Müşteri hizmetleri ve satış departmanı zor durumda mı?

Envanter yönetimi, tipik olarak işletmelerin büyüdükçe karşılaşmaya başladıkları ve en zorlu kabul edilen süreçlerden birisidir. Çünkü uygun miktarda ürünün doğru zamanda, doğru yerde olmasını sağlamak gerekir. Satış, envanter ve müşteri verilerinin ayrı ayrı tutulması, işletmeler için büyük sorunlara yol açabilir. Özellikle de müşteriler tarafından yoğun olarak tüketilen bir ürünün tükenmesi halinde, bir sonraki tedarik sağlanana kadar satış yapılamaz.

Üzerine bir de müşteri siparişini kontrol etmek için arama yaparsa ve çalışanlar siparişin gönderilip gönderilemediğini veya stokta olup olmadığını göremiyorsa, şirket güvenilirlik ve hizmet konusunda itibar kaybı yaşar. Öte yandan, tüm departmanlardaki personellerin tek bir ERP sistemi ile entegre çalışabildiğini hayal edin. Bu tarz sorunların hiçbirisi artık bir daha yaşanmayacaktır.

5. Şirketin BT sistemi karmaşık ve yavaş mı?

Şirketlerin birden fazla program kullanmalarının en önemli dezavantajlarından birisi de, BT süreçlerinin yönetiminin bir kabusa dönüşmesidir. Birden fazla programı özelleştirmek, şirkete entegre etmek, düzenli olarak güncellemek ve ilgili donanımların bakımlarını yapmak hem zaman alıcı hem de çok pahalı olabilir. Eğer bir de kullanılan programlar neredeyse şirket kadar eskiyse, çok daha büyük sorunlarla karşı karşıya kalınabilir. Güncellemeler, sadece maliyetli ve zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda BT çalışanlarının yaptığı ayarlar da her güncelleme sonrasında kaybolabilir. Bu süreçte kurumsal kaynak planlama programları, verimsiz giden bir sisteme yeni bir yazılım ve yeni bir karmaşıklık eklemek olarak algılanmamalıdır. Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP programı DİA ile bir işletmenin uçtan uca tüm süreçlerini tek bir program üzerinden ve entegre şekilde yönetilebilmesi mümkündür. Siz de DİA’nın çözümleri hakkında daha fazla bilgi almak ve değişime ilk adımı atmak için aşağıda yer alan formu doldurun, sizi en kısa sürede arayalım!