Demirbaş Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Kurumların sahip oldukları demirbaşların etkin bir şekilde dağıtılması ve kontrolü kurumların üretim süreçleri için oldukça önemlidir. Günümüzün dijital dünyasında, personellere zimmetlenen eşyalarla ilgili yaşanan herhangi bir problem zamandan ve konumdan bağımsız olarak hızlıca cevaplanmalı ve problemler kısa bir zaman içinde çözümlenmelidir.

Kurumların verimli bir şekilde çalışabilmesi, kurum personelleri ile birlikte kurumun tüm kaynaklarının etkili ve düzgün bir şekilde kullanılması ile mümkündür. Kurumlar piyasa şartları içinde rekabette kalmak ve kurum vizyonlarını ilerletebilmek için dijital dönüşüme gerek duymaktadır.

Dijitalleşme gereksinim kapsamında da kurum demirbaşlarının yönetiminin dijitalleşmesi ve envanter bilgisinin anlamlı bir şekilde modellenerek farklı sistemler ile entegre bir şekilde çalışması oldukça önemlidir. Böylece, personelin kullanımına sunulan demirbaşların güncel durumları, arıza kayıtları, yakıt masrafları ve faturaları gibi birçok bilgiye ulaşılabilmektedir. 

Demirbaş Yönetim Sistemi

Demirbaş yönetim sistemleri, herhangi bir problem durumunda hem demirbaş ile hem sorumlu kişiyle iletişimi kolaylaştırmaktadır. Buna ilave olarak, geleneksel işlemlerle uzun uğraşlar gerektiren işlemler hızlı bir şekilde çözümlenmekte ve problemin doğru birimlere iletilmesi sağlanmaktadır.

Öte yandan demirbaş yönetim sistemi, çalışanların onlardan beklenen performansı gösterebilmesi için ihtiyaç duyduğu ortamı eksiksiz şekilde yaratmayı amaç edinir. Bu yüzden, çalışanların işini kolaylaştıracak, onları mutlu edecek, çalışma isteklerini arttıracak tüm yatırımlar tüm çalışanlara bir değer kazandırır.

Şirketin sahip olduğu demirbaşların etkin bir şekilde dağıtılması ve kontrolü ise üretim sürecini doğrudan etkiler. Modern çağın dijital dünyasında yer alan her şey gibi şirket bünyesindeki tüm departman ve çalışanlar problemlere olabildiğince hızlı yanıt vermelidir. Bulut tabanlı, gelişmiş yazılımlar tüm personellere işte bu özgürlüğü ve hızı sunuyor.

Demirbaş programlarıyla, demirbaşların veriliş tarihleri ve geri alım tarihleri sisteme girilebilir. Zamanı geçen demirbaş listesi için sistem üzerinden “teslim edilmedi” şeklinde geri bildirimler gönderilebilir ve takipleri sağlanabilir. Demirbaş atanan kişi ve tarihler üzerinden raporlama alınabilir. Bulut tabanlı sistemlerin diğer bir avantajı da internet erişimi olan her yerden hızlıca ulaşılarak problem tespit edilip çözüme ulaştırılabilir. Demirbaş takibi yapılabilir, atamalar ya da geri almalar kolayca gerçekleştirilebilir.

Personelin yaşadığı krize günün her saatinde basitçe müdahale edilebilir. Tüm personel ekibi yazılımı etkili bir şekilde kullanarak envanterde yer alan ürünlerin durumları hakkında bilgi sahibi olabilir. Kurumların işe tam potansiyelini verip çalışabilmesi için, kurumun sahip olduğu tüm kaynakları kullanabilmesi gerekir.

Hem demirbaşların yönetimi hem kullanımı hem de takibi için yazılım desteği almak çalışanları yoğun bir iş yükünden kurtarır. Özellikle büyük ölçekli işletmelerin sahip olduğu demirbaşların listelenmesi ve takibi ancak bir yazılım aracılığı ile mümkün olabiliyor. Kurumlar için çok önemli bir konu olan demirbaşların takibi gerek zaman yönetimi gerekse personel gereksinimi açısından oldukça zorlu bir süreçtir.

Şirketlerin sermayelerinin önemli kısmını oluşturan demirbaşların takip edilmesi şirketin varlıklarının kontrolü açısından çok önemlidir. Ancak yazılım olmaksızın şirketin ve şirkete bağlı organların sahip olduğu demirbaşları listelemek ve yönetmek çalışanlar için büyük bir iş yükü doğurur.

Demirbaş Yönetim Sistemi Özellikleri

Demirbaş yönetim sistemi işletmelerin mevcut envanterinde bulunan tüm demirbaş ve ekipmanların takip edilmesi sağlayan kapsamlı bir takip sistemidir. Sistemin genel özellikleri ve faydaları tek bir ofiste ya da dağıtık yapıda çok sayıda ofiste bulunan tüm demirbaşların barkodlu olarak dijital ortamda takibini, süreçlerdeki ve demirbaşlardaki izlenebilirliği sağlamak, kayıp, kaçak gibi durumları ortadan kaldırırken tüm işlemlerdeki zaman kaybını engellemek ve oluşan tüm veriyi basitçe ulaşılabilen detaylı ya da özet raporlarla sunabilmektir.

Sabit kıymetlerinizin nerede olduğunu, varlıklarınızın kime ait olduğunu ve zimmetlendiği ve varlıklarınızın ne zaman geri geleceğini demirbaş takip sistemleri ile kolay bir şekilde takip edebilirsiniz. Varlıkları kontrol etmek, bir çalışana, bir müşteriye ve hatta bir satıcıya sorumluluk uygulamanıza olanak tanır. Varlıkların teslim edilmesi, son kullanıcı sorumluluğunu serbest bırakır ve varlıkların kuruluşunuz genelinde yeniden yapılandırılmasına olanak tanır. 

Demirbaş Yönetim Sistemi Avantajları

Demirbaş yönetim sistemleri, responsive olarak her boyutta ekran üzerinde çalışabilir. Sistemin ana hatları, parametre ayarları, kurallar, algoritmalar ve ana işlemler tamamen desktop ekranlar üzerinden yetkili personel tarafından oluşturulmaktadır. Sistemdeki kurallara bağlı olarak sayım, yer değişikliği vb. işlemler ise endüstriyel mobil cihazlar üzerinde mobil ekranlar yardımı ile yapabilirsiniz.

Demirbaş takibi sürecindeki tüm işlemleri kusursuz olarak dijital ortamda gerçekleştirmenizi ve tüm işlemler ile ilgili geçmişe yönelik izlenebilirlik sağlamanıza yardımcı olur. Yapılan tüm işlemler ile ilgili detay rapor ekranları ve özet rapor ekranları kullanıcıların yetkileri dahilindedir.

Bilgisayar ekranlarından alınabilecek raporların yanı sıra belirli iş adımları ve durumlar için mail formatında otomatik rapor gönderimleri ya da sistem içi mesaj bildirimleri sistemin öne çıkan diğer özelliklerindendir. Tüm bunlara ilave olarak, özel dashboard tasarımları ile toplam envantere ait özet bilgiler anlık olarak görüntülenebilmekte, özel hazırlanabilecek olan mobil aplikasyonlar sayesinde akıllı telefonlardan ve tabletlerden özet bilgilere ulaşılabilmektedir.

Demirbaş yönetim sistemleri, operatörlerin sahada gerekli tüm işlemleri hızlı ve doğru bir şekilde yapabilmelerini sağlayan akıllı mobil ve sabit ekranlara sahip son teknoloji bir üründür. İşletmede ki tüm işlemler mobil ve masa üstü sabit ekranlar üzerinden yapılabilmektedir.

Öte yandan bu sistemler, ofisteki çok sınırlı adette ofis demirbaşlarının yönetilmesinden, çok kompleks, çok lokasyonlu dağıtık yapıdaki çok sayıda kategoride yer alan demirbaşların yönetilmesine kadar farklı boyutlardaki işletmelerin ihtiyaçlarına cevap verebilmektedir. Sahip olduğu çok sayıda modül ve işlevsel özellik sayesinde demirbaş yönetim süreçlerinizi aksatmadan ve size zaman kazandırarak gerçekleştirmenize yardımcı olur.

Özellikle çok eleman çalıştıran ve binlerce demirbaşı olan işletmelerde ya da ofislerde demirbaşların sayımı, sayım sonuçlarının incelenmesi, eksik, fazla malzemelerin nerede olduğunun araştırılması çok zahmetli olmakta ve çok sayıda personelin günlerce uğraş verdiği problemli bir süreç haline gelmektedir.

Bu sistem sayesinde demirbaş süreçlerinizin tamamını barkod ya da RFID kontrollü olarak yürütmeniz mümkündür. Uygulama alt yapısı itibari ile parametriktir ve sektör ayırt etmeksizin çok farklı firmaların iş süreçlerindeki gereksinimlerine cevap verebilmektedir. Sistemi kullanmaya başladıktan sonra her yeni demirbaşın izleyeceği bir prosedür oluşmaktadır.

Sonuç

Bu işlem demirbaşın bilgilerinin sisteme girilmesi, etiketinin basılması ve bir personele zimmetlenerek zimmet evrakları ile birlikte ilgili lokasyona gönderilmesini sürecidir. Uygulama içerisinde demirbaşların her birinin üzerine demirbaş stok kodunu ve o ürüne ait seri numarasını içeren özel barkod etiketi basılarak demirbaşlar sisteme kaydedilmektedir.

Aynı zamanda, demirbaşların yer aldığı fiziksel lokasyonlarda (oda, kat, depo vb.) barkod etiketleri ile kimliklendirilmektedir. Bir sonraki adımda, sadece bu barkod etiketlerinin el terminalleri ile okutulması suretiyle saatler sürebilecek demirbaş sayımları çok kısa sürelere indirilmektedir.

Uygulamayı kullandığınız alanda bir kablosuz ağ (wireless) mevcut ise sistem, sayım kontrolünü anlık olarak yapıp genel bir rapor oluşturur. Tüm bu özelliklere ve avantajlara demirbaş yönetim sistemi ile yapabilir, zamandan ve iş gücünden tasarruf edebilirsiniz.

Türkiye’nin en gelişmiş bulut tabanlı ERP yazılımı DİA ile ilgili bilgi almak için aşağıda yer alan formu doldurun!