Sanal Ofis Nedir, Avantajları Nelerdir?

İş hayatına atılan herkes, bir gün kendisine ait bir ofise sahip olmak ister. Günümüz teknolojisinde ise artan maliyetler sebebiyle bu hayal değişmeye başlamış ve sanal ofis kavramı hayatlarımıza girmiştir. Sanal ofis, günümüzde hızla yaygınlaşmaya başlayan ve sunduğu avantajlar ile çok sayıda kişi tarafından tercih edilen bir yöntemdir. Bu noktada sanal ofisin güvenilir olup olmadığı da büyük bir tartışma konusudur. Ancak referansları güçlü ve kaliteli müşteri deneyimi sunan hizmet sağlayıcılarla herhangi bir problem yaşamadan sanal ofis olanaklarından faydalanmak mümkündür. Ayrıca Türkiye’de yasal bir uygulama olan bu sistem sayesinde kullanıcılar elektrik, su, temizlik ve stopaj vergisi gibi tüm maliyetleri sıfıra indirebilirler.

Bir işletmenin açılabilmesi için yasal olarak bir faaliyet adresi gösterilmesi gerekir. Home office çalışacak olan kişiler için ev adreslerini iş yeri adresi olarak göstermek mümkündür. Fakat bu durum hem profesyonel bir görünümden uzak hem de birçok karmaşıklığa yol açabileceği için son yıllarda pek tercih edilmemektedir. Bu doğrultuda şirket sahiplerinin bu alandaki ihtiyaçlarını karşılamayı amaçlayan sanal ofis, profesyonel bir iş adresinin yanı sıra birbirinden farklı avantajları da sunmaktadır. İlgili uygulama ile faaliyetlerine devam etmek isteyen şirketler için birçok seçenek mevcuttur. Şirketler, bu sistemin avantaj ve dezavantajlarını göz önünde bulundurarak kendilerine en uygun ofisi kiralayabilir.

Sanal Ofis Mantığı Nedir?

Home office çalışma şeklinin tüm dünyada yaygınlaşmaya başlaması ile geleneksel birçok alışkanlıktan da vazgeçiliyor. Bu noktada şahıs şirketi kurmak isteyen ve bunu herhangi bir fiziksel ofis tutmadan yapmak isteyen kişiler için sanal uygulamalar oldukça mantıklı bir karar haline gelir. Sanal ofisin mantığı ise basit ve birçok kişi için avantajlıdır.

“Sanal ofis nedir?” sorusuna, bir şirketin yapmak istediği profesyonel faaliyetler için kullanabileceği hazır ofis sistemleridir cevabı verilebilir. Profesyonel bir iş adresine sahip olmanın yanı sıra, fiziksel bir ofis için gerekli olan stopaj vergisi, elektrik, su gibi masraflar da bulunmaz. Böylelikle işletmeler, yalnızca satın almak istedikleri hizmete yönelik ödeme yaparak önemli ölçüde tasarruf yapabilir.

Kimler Sanal Ofis Kurabilir? 

Sanal bir ofis hizmeti vermek, ilk olarak Kuzey Amerika ülkelerinde ortaya çıkan bir uygulamadır. Daha sonraki süreçlerde tüm dünyanın iş hayatındaki radikal değişiklikler ile dünyanın birçok ülkesinde de bu hizmetin kullanımı yaygınlaşmıştır. Sanal ofis, şahıs şirketi sahipleri, KOBİ’ler ve sınırlı bütçeli işletmeler tarafından kullanılabilir.

Özellikle yeni kurulmuş olan tüm işletmeler için maliyeti minimum düzeyde tutabilmek son derece önemlidir. Bu doğrultuda henüz fiziksel bir ofis kiralamamış ve buna ihtiyaç duymayan işletmeler için sanal ofisler oldukça avantajlı bir seçenektir.

Sanal Ofis Nasıl Kurulur? 

Bahse konu hizmetten faydalanmak isteyen kişiler tarafından sıklıkla “sanal ofis nasıl kurulur?” sorusu yöneltilir. Son derece basit olmasına karşın bu doğrultuda dikkat edilmesi gereken birtakım hususlar da bulunur. Günümüzde bu hizmeti veren çok sayıda seçenek söz konusudur. Bulunulan il ve ilçede hizmet veren sanal seçenekleri ziyaret ederek bu sürece başlanması en doğrusudur. Böylece işletmenize en uygun seçenek belirlenebilir.

En uygun ofise karar verildikten sonra bir kira sözleşmesi yapılır. Bu kira sözleşmesi, şirket kurulumu için gereklidir. Kira sözleşmesinin yanı sıra iki taraf arasında bir anlaşma da imzalanabilir. Böylelikle hem kiracının hem de hizmet sağlayıcının hakları korunur.

Sanal Ofis Kiralama İşlemi Nasıl Yapılır?

Günümüz koşullarında birbirinden farklı hizmet sunan çeşitli ofis seçenekleri mevcuttur. Bu bağlamda sanal ofis fiyatları, farklı hizmet seçenekleri ile şirket sahiplerine büyük kolaylık sağlar ve oldukça kısa bir süre içinde kiralanabilir. Şirket sahipleri, kendilerine en uygun ofise karar verdikten sonra yetkililerle bir kira sözleşmesi yaparlar. Yapılan sözleşme ile yerleşik bir iş adresine sahip olunabilir ve şirket açılış işlemleri tamamlanır.

Yasal olarak herhangi bir sorun olmadığında, vergi dairesi yoklama ekipleri tarafından kontrol edilerek ofisin açılışı yapılabilir. “Sanal ofis tebligat alabilir mi?” sorusuna yanıt olarak, hizmet sağlayıcılardan bilgi almak en doğrusudur, çünkü her ofis bu hizmeti sunmayabilir.

Kiralama işlemleri sırasında, hem kiracı hem de yetkilinin haklarını korumak için bir sözleşmenin yapılması önerilir. Böylelikle ödemenin nasıl ve ne zaman yapılacağı, hangi ek hizmetlerden faydalanılabileceği gibi birçok önemli husus da kesinleşir. Her geçen gün farklı hizmetler sunan yeni ofis seçenekleri ortaya çıksa da, şirket sahiplerinin detaylı bir araştırma yapmaları ve kararlarını bu araştırma doğrultusunda vermeleri önerilir.

Sanal Ofisin Avantajları

Sanal olan ofislerin kullanımının giderek yaygınlaşması ile bu hizmetin avantajları da merak edilen konular arasında yer alır. Sanal ofis avantajları şu şekildedir:

• Fiziksel ofis kurulumunda ofis mobilyaları, abonelik işlemleri, aylık elektrik ve su giderleri, stopaj vergisi ve bu gibi birçok maliyet de ortaya çıkmaktadır. En büyük artısı, işletmelerin bu gibi giderler ile kayıp yaşamalarının önüne geçmektedir.
• Özellikle home office çalışma düzenine sahip şahıs şirketleri için profesyonel bir iş adresine sahip olunmasını sağlar.
• Çalışma serbestisi sunan model, şirket sahiplerine çalışma saati konusunda büyük esneklikler sunar. Ayrıca hizmet sağlayıcılar gelen postaları ve kargoları alarak şirket sahiplerini bu işlerden kurtarır.

Yukarıdaki avantajlara bakıldığında sanal dünyanın işletmelere yeni kapılar açtığı gözlemlenebilir. Bu noktada DİA Yazılım, sürekli olarak yenilenmesi ile kullanıcılarına iş süreçlerini optimize etmeleri için ERP programı çözümleri sunmaya devam etmektedir. Deneyimli bir kadroya sahip olan DİA Yazılım, güvenilir altyapısı ve kaliteli güvenlik sertifikası ile kullanıcılarına kesintisiz hizmet verir. Çok sayıda kullanıcısıyla 7/24 canlı destek hizmeti de sunar. Bu hizmet sayesinde kullanıcılar yaşadıkları en ufak bir sorunu bile dilediği her yerden deneyimli ve güler yüzlü canlı destek hizmetine bağlanarak giderebilmenin keyfini sürebilir.

Sanal Ofisin Dezavantajları

Avantajları olsa da sanal ofis, bazı dezavantajları ile de öne çıkar. Bu nedenle de şirket sahiplerinin bu gibi durumları muhakkak göz önünde bulundurması önerilir. Sabit bir iş yerinin olmaması, birçok müşteri için güven konusunda problem yaratabilir. Ayrıca ofis düzeninin, şirket sahibinin kişisel zevkleri veya marka kimliği doğrultusunda düzenleyememesi de dezavantajlar arasında yer alır. Tüm bunlara rağmen bu hizmet günümüzde yaygın bir şekilde tercih edilmeye devam edilir.

Teknolojinin giderek yaygınlaşması, iş hayatındaki ERP programlarına olan ilgiyi de beraberinde getirmektedir. DİA Yazılım tarafından geliştirilen muhasebe programı ve ön muhasebe programı seçenekleri ile kullanıcılar bu alanda da büyük kolaylıklar sağlar. Çalışma şekli ne olursa olsun işletmeler için birbirinden farklı avantajlara sahip olan çözümlerimiz; stok ve ürün takibi, e-fatura programı, e-arşiv ve bu gibi geniş hizmet seçeneğine sahiptir. Siz de hizmetlerimiz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Önceki yazımıza https://www.dia.com.tr/blog/damga-vergisi-nedir-oranlari-nasil-hesaplanir/ linkinden ulaşabilirsiniz.