Şirketler İçin ERP Sistemi Geçiş Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

“ERP programı nedir?” sorusuna, bir işletmede kullanılan malzeme, işgücü, makine vb. her faktörün verimli bir şekilde kullanılmasına ve yönetilmesine yardımcı olan sistemler yanıtı verilebilir. Birden çok modülü bulunan ERP yazılımı; muhasebe, stok ve depo yönetimi, ürün ve sipariş takibi gibi işletmeler için hayati önem taşıyan aksiyonların tek bir yazılım aracılığı ile yönetilebilmesine olanak tanır. İşletmelerin başarısına büyük bir ivme kazandırması sebebi ile son yıllarda çok sayıda işletme ERP sistemi geçiş süreci içerisindedir.

ERP Geçişine Neden İhtiyaç Duyulur?

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), şirketlerin tüm iş süreçlerindeki verimi artırırken aynı zamanda zorlu rekabet ortamında rakiplerinden bir adım önde olabilmeyi de etkin bir şekilde sağlar. Günümüz koşullarında değişen teknoloji ile birlikte adından çok daha fazla söz ettiren bu sistem, adeta bir şirket içi dijital dönüşüm olarak nitelendirilebilir. Bu dijital dönüşümden faydalanmak isteyen şirketler için ERP sistemi geçiş süreci başarılı bir strateji üzerine kurulmalıdır. Etkin bir stratejisi bulunmayan şirketler, gerek görülmesi durumunda ERP danışmanlığı hizmetlerinden faydalanarak bu süreci profesyonel bir şekilde yönetebilir.

E-Ticaret ve Dijitalleşme Sürecinde Artan İhtiyaçlar

E-Ticaret yapan firmalar için hızlı ve doğru işlem yapabilmek, başarı ile doğru orantılıdır. Tüm dünyanın teknoloji konusunda giderek hızlanması ile beraber rekabet ortamında da her bir işletmenin müşterilerine hızlı hizmet vermesi beklenir. ERP kullanmayan işletmeler için ise bu hızlı olma ihtiyacı büyük sorunları beraberinde getirir. Oysa e-ticaret ERP entegrasyonu ile tüm işlemler tek bir ekrandan yönetilebilir. Kaliteli bir program seçimi ile işletmeler müşterilerinin ihtiyaçlarını hızlı ve kaliteli bir şekilde giderebilme imkanına sahip olur.

Dağınık Yazılımlardan Entegre Çözümlere Geçiş

Ürün girişi, muhasebe verileri ve e-dönüşüm kapsamında yer alan e-fatura, e-arşiv ve e-belge gibi önemli işlemlerde farklı yazılımlar kullanmak son derece karmaşık ve zordur. Bu sayede hem çalışanlar hem de yöneticiler diledikleri verilere başka bir yazılıma ihtiyaç duymadan erişebilirler.

Bulutta Çalışan ERP Çözümlerine Yönelimin Artması

İş dünyasının gün geçtikçe daha da aktif olması ile beraber bilgisayar başında yapılan işler artık büyük bir zaman kaybı yaratmaktadır. Bu durum birçok yazılımın bulut tabanlı bir sisteme dönmesini zorunlu kıldı. Bu zorunluluk ile beraber işletmeler bulut tabanlı bu yazılımların avantajlarını ve kullanım koşullarını araştırmaya başladı. Bulut ERP avantajları, çalışanların ve yöneticilerin internet bağlantısına sahip oldukları her türlü mobil cihazları aracılığı ile dilediği işlemi yapabilme özgürlüğü tanıyor.

ERP Sistemi Geçiş Sürecinin İlk Adımı: İhtiyaçların Netleştirilmesi

Alışılmış iş yönetiminden vazgeçip yeni bir sistemine geçmek isteyen şirketler için bu durum oldukça karmaşık görünebilir. Fakat doğru stratejiler ve planlama ile tamamlanan ERP sistemi geçiş süreci düşündüğünden çok daha basittir. Bu sisteme geçiş yapmak isteyen şirketler için ilk olarak ihtiyaçların belirlenmesi ve netleşmesi son derece önemlidir. Maliyetten tasarruf etmek, verimliliği arttırmak, veri yönetimi yapabilmek ve bu gibi daha birçok ihtiyaç olabilir. Bu doğrultuda, aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi ile eksiksiz bir kurumsal kaynak planlama sistemine sahip olmak mümkündür.

• Mevcut sistemlerin sorunlarının tanımlanması

• Hangi departmanların neye ihtiyaç duyduğunu belirlemek

• Şirket hedefleri ile ERP yatırımı arasında ilişki kurmak

ERP Yazılımı Seçim Kriterleri

Her şirketin çalışma prensibi, yol haritası ve beklentisi birbirinden oldukça farklıdır. Sahip olunan sermaye, personeller, donanım ve yatırım büyüklüklerine göre farklı ihtiyaçlar da ortaya çıkar. Bu sebeple de ERP sistemi geçiş süreci her şirket için değişkenlik gösterebilir. ERP sistemlerinin genel özellikleri, şirketlerin ihtiyaçlarını karşılayabilme üzerine geliştirilmiştir. Bu kapsamda en çok tercih edilen seçim kriterleri şu şekildedir;

• Özelleştirilebilirlik ve esneklik

• Bulut teknolojisiyle erişim kolaylığı

• Kullanıcı dostu arayüz ve eğitim desteği

Sistem Geçişi Sırasında Yaşanabilecek Zorluklar

ERP iş süreçleri ve yönetimi konusunda önemli faydalar sunsa da ERP geçiş zorlukları da beraberinde getirebilir. ERP sistemi geçiş süreci esnasında yaşanabilecek zorluklar şu şekildedir;

• Mevcutta kullanılan herhangi bir sistemdeki verilerin, tercih edilen ERP sistemine geçirilmesi
• Eski sistemde kullanılan tüm işlemlerin, ERP kurulum süreci içerisinde entegre edilememesi
• Veri aktarımı sırasında geçici süreliğine operasyonel olarak işlerin yavaşlaması

E-Ticaret Şirketleri İçin ERP Geçişinde Özel Durumlar

İnternet ortamında ürün veya hizmet satışı yapan işletmeler için ERP sistemi geçiş süreci bazı özel durumlara sahiptir. Veri yönetimi, sipariş ve stok yönetimi, entegrasyon uyumu gibi durumlar, bu gibi işletmeler için ekstra ihtiyaç duyulan ERP sistemlerinin temel özellikleri arasında yer alır.

Sipariş-Stok-Kargo Süreçlerinin Entegrasyonu

Sipariş, stok ve kargo süreçlerinin sorunsuz bir şekilde devam edebilmesi için tercih edilecek olan sistemde bu entegrasyonların yer alması gerekir. Böylelikle yöneticiler ve çalışanlar bu gibi kritik aksiyonları tek bir ekrandan kolay bir şekilde yönetebilir.

Çok Kanallı Satışın Getirdiği Veri Yönetimi İhtiyacı

E-Ticaret yapan işletmeler için birden çok kanalda hizmet vermek, bir noktadan sonra bu kanalların yönetimini zorlaştırabilir. Kurumsal kaynak planlama ile farklı kanallardaki veriler tek bir panelden görüntülenebilir. Böylelikle veri karmaşası olmadan müşterilere hızlı ve kaliteli hizmet sunmak mümkündür.

DİA E-Power ile E-Ticaret Tarafında ERP Uyumu Sağlamak

DİA Yazılım tarafından geliştirilen E-Power, e-ticaret yapan işletmelerin ihtiyaç duyduğu her modüle sahiptir. Ürün ve stok yönetimi, kargo takibi ve ön muhasebe otomasyonu gibi birbirinden farklı özellikleri bünyesinde barındırır. Bu sayede kullanıcılar başka bir yazılıma gerek duymadan işlemlerini gerçekleştirebilir.

ERP Geçiş Sürecinde Güvenlik ve Mevzuat Uyumluluğu

Son yıllarda çok sayıda işletme, geleneksel yazılımları bırakarak ERP ve CRM entegrasyonuna geçiş süreci içerisine girmeye başladı. Bu süreç, birçok avantajı beraberinde getirse de, bu sistemlere geçerken güvenlik ve mevzuata uyumluluğuna büyük bir önem verilmesi gerekir. Bulut tabanlı ERP programlarında veriler yüksek güvenlik önlemleri ile korunur. Bu sayede veri kaybı yaşanmadan iş akışına devam etmek mümkündür.

ERP sistemlerine geçiş yaparken resmi entegrasyonlar da oldukça önemlidir. Genel muhasebe yönetimi ile elde edilen verilerin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine uyumlu olması gerekir. E-Fatura ve e-arşiv gibi elektronik belgelerin kullanımı esnasında da kaliteli bir ERP sisteminin kullanılması, oluşabilecek hataları minimum seviyeye indirir.

Geçiş Sonrası Süreci Optimize Etmek

İşletmeler için ERP sistemi geçiş süreci kadar sonrasında da sisteme uyum sağlayabilmek son derece önemlidir. ERP projelerinde başarı kriteri, bu sistemin her ayrıntısını etkin bir şekilde kullanabilmekten geçer. Stok ve depo yönetimi, proje yönetimi, müşteri analizleri ve daha bunun gibi birçok amaca hizmet eden modüller geçiş süreci sonrasında işletmeye entegre edilmelidir. Bunun için aşağıdaki önerileri kullanarak ERP sistemi geçiş süreci ve sonrasını optimize etmek mümkündür:

• Rutin analiz ve raporlama alışkanlıklarının kazandırılması

• CRM-Muhasebe-Depo modülleri arası uyumun takibi

• Yeni kullanıcılar için destek hizmetlerinden faydalanmak

Başarılı Bir ERP Geçişi İçin İpuçları

Günümüz teknolojisine ayak uydurmak isteyen işletmeler için ERP sistemi geçiş süreci artık bir zorunluluk haline gelmiştir. Eski alışkanlıkların yerini alan bu yeni uygulamalara geçmek birçok işletme için zor ve karmaşık görünse de birtakım ipuçları ile bu geçiş kolaylaştırılabilir. Bunun için detaylı bir ERP stratejisi belirlemek ve bu strateji doğrultusunda hareket etmek ise oldukça önemlidir.

ERP yazılımları tarafından kullanıcılara belirli bir süre kullanabilmeleri için demo olanağı sunar. Bu demoları kullanarak, ihtiyaçların karşılanıp karşılanmadığı veya sistemin zorluğu test edilebilir. İş yönetimlerini dijitalleştirmek isteyen işletmelerin hemen her ihtiyacını başarılı bir şekilde karşılayan DİA Yazılım ile siz de hemen şimdi ERP sistemine geçiş yapabilirsiniz.

Önceki yazımıza https://www.dia.com.tr/blog/2025-limited-sirket-kurma-maliyetleri-nelerdir/ linki üzerinden ulaşabilirsiniz.