Bir Girişimcinin Muhasebeyle İlgili Bilmesi Gereken 10 İpucu

Yeni bir iş kurma sürecinde bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gerekenler vardır. Bunlar arasında; sermayenizi doğru yönetmek ve yatırımlarınızı nereye yoğunlaştıracağınıza doğru karar vermek, yapmayı düşündüğünüz iş ne olursa olsun, işinizin en önemli parçasıdır. Kasa hesabı, fatura-irsaliye işlemleri, müşteri (cari), stok giriş-çıkış, çek-senet ve banka takibi gibi ön muhasebesel konularda, daha önceden bilginiz yoksa, kısa bir eğitim almak işinizi çok kolaylaştırabilir. İşletme temellerini doğru oluşturmak ve vergisel konularda ceza almamak için muhasebe süreçlerinizi sıkı takip etmeniz de çok önemlidir. DİA olarak bugünkü yazımızda bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gerekenleri sizler için sıraladık.

1. Alım Satımlarınızı Belgeleyin

Her zaman belgelerle ispat edilebilecek şekilde alış veya satış yapmalı ve belgelerinizin uygun şekilde muhafaza edildiğinden emin olmalısınız. Fatura, irsaliye, yazar kasa ve perakende satış fişlerinizi kayıt altında tutmalısınız. Ayrıca günlük ve aylık olarak yazar kasanızdan Z raporu almayı unutmayın. Bu belgelerin gerekli şartlarda düzenlenmediği tespit edilirse usulsüzlük cezası alabilirsiniz. Dolayısıyla alım satım belgesi almak, bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gereken konular arasında ilk sıradadır.

2. Sigorta Bildirimlerinizi Yapın

İşletmenizde yeni başlayacak çalışanlar için sigorta başlangıcını en geç 1 gün önceden bildirmeli ve işten çıkışlarını ise ilk 10 günlük süre içerisinde imzalatarak muhasebeye iletmelisiniz. Ayrıca çalışanlarınıza her ay bordrolarını imzalatmalısınız. Sizlere vergi dairesinden ve SGK’dan gelen bildirimleri ve tüm resmi yazıları hemen muhasebeye iletmelisiniz. Ayrıca bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gerekenler arasında SSK ve Bağkur ödemeleri de yer almaktadır. Bu ödemeleri her ayın son iş günü yapmalısınız.

3. Personellerinizin Özlük Dosyalarını Muhafaza Edin

İşe alımı yapılan çalışanlarınızın; nüfus cüzdan fotokopisi, ikametgah, diploma fotokopisi, adli sicil kaydı, vukuatlı nüfus cüzdan örneği, sağlık raporu ve 2 adet fotoğraf gibi belgelerinin personel özlük dosyası içerisine eklenmesi ve muhafaza edilmesi zorunludur. Günümüzde birçok belge E-Devlet kapısı üzerinden alınabilmektedir. Ayrıca çalışanlarınızın yıllık olarak sağlık raporlarını yenilemelisiniz.

İşe başlayan her çalışanınız için aile durum bildirim formunu doldurtarak muhasebecinize iletmelisiniz. Personel istifa ettiğinde istifa ibraz dilekçesi alınması, kendi isteği ile ayrılmadıysa tespit tutanağı oluşturularak durumu anlatan bir belge çıkarılan personele ve şahitlere imzalatılmalıdır. Detaylı bilgi için yine mali müşavirinize danışabilirsiniz.

4. Bilgilerinizi Güncel Tutun

Bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gerekenler arasında vergi levhanızı ve varsa yazar kasa levhası vardır. Firmanızda limited şirket, anonim şirket vb. unvan değişikliği olduysa mutlaka muhasebecinize bildirmelisiniz. Yapılacak alım satımlarda alınacak fatura veya düzenlenecek makbuz gibi belgeler buna göre güncellenmelidir. Yine adres değişikliği, şube açılışı veya kapanışı ve kira sözleşmelerinde değişiklikler olmadan önce muhasebe biriminizi haberdar etmelisiniz.

5. Ödeme Yapmadan Önce Dikkat Edin

Yapılacak her türlü alım satımda mutlaka işletme kredi kartı ve fatura bilgileri kullanılmalıdır. Şahsi olarak ödeme yapılması durumunda mali müşavirinize bilgi vermelisiniz. İşletmenize ait resmi banka bilgilerinizin ve pos cihazlarınızın, aracı olarak başkaları tarafından kullanılmasına müsaade etmemelisiniz. Kişisel harcamalarınız, ödemeleriniz veya tahsilatlarınız için işletme hesaplarını kullanmamalısınız.

6. Ödemelerinizi Takip Edin

Banka hesap hareketlerinizi, aldığınız çek veya senetleri, yaptığınız alım veya satımlara ait tüm fatura ve makbuzları, banka hesap hareketlerinin yer aldığı ekstreleri her ayın en geç 15’ine kadar mali müşavirinize teslim etmelisiniz. Mutabakatlar düzenli takip etmeli, gecikme yaşanacak durumlarla ilgili de bilgilendirme yapmalısınız. Söz konusu süreç bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gerekenler arasında en önemliler arasında yer alır.

7. Demirbaş ve Malzeme Takibini Yapın 

İşletme faaliyetlerinizi yürütmek amacıyla kullandığınız masa, sandalye, bilgisayar ve satın aldığınız tüm malzemeler, firmanızın demirbaşları olarak kayıt altında tutulmalı, belirli dönemler içerisinde bunların kullanılabilirliği kontrol edilmelidir. Bu demirbaş ve malzemelerin belirli periyotlarla amortisman kayıtları muhasebeleştirilmelidir.

8. Verilerinizi Arşivleyin

İşletme resmi defterlerini ve muhasebesel belgelerinizi, Türk Ticaret Kanunu tarafından belirlenen standartlara göre 10 yıl, vergi kanunlarına göre 5 yıl süreyle saklama zorunluluğunuz vardır. Dolayısıyla bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gerekenler arasında bunların doğru muhafaza edilmesi yer alır.

9. Anlaşmalarınızı Kontrol Edin

Yapılan tüm anlaşmaların sözleşmelerini muhafaza etmeli ve bundan doğan damga vergisi gibi vergi yükümlülüklerini takip etmelisiniz. Anlaşmalarınızı kontrol etmek, bir girişimcinin muhasebeyle ilgili bilmesi gerekenler arasında oldukça önem arz eder. Böylece yasal yükümlülüklerinizi de aksatmamış olursunuz.

10. Mali Müşaviriniz ile İletişimde Kalın

Emin olmadığınız ya da bilmediğiniz konularda hata yapmamak için mali müşaviriniz ve muhasebe biriminiz arasındaki iletişimi güçlendirin. Muhasebenizi takip etmek; işletme devamlılığını sağlamak ve doğabilecek vergi yükümlülükleri ile alınabilecek cezaların önüne geçmek için çok önemlidir.

DİA Ön Muhasebe Programı, daha önce hiç muhasebe programı kullanmamış kişilerin bile çok hızlı ve kolay bir şekilde muhasebe kayıtlarını tutabilmesi için tasarlanmıştır. Firmanız büyüdükçe DİA esnek yapısı sayesinde size uyum sağlar, güncellenen ihtiyaçlarınıza uygun olarak stok, e-ticaret yazılımı, restoran programı vb diğer kurumsal yönetim sistemleriyle entegre edilebilir. Ayrıca bulut teknolojisi sayesinde ofisten, evden yada istediğiniz her yerden işlemlerinizi cep telefonunuzdan da gerçekleştirebilirsiniz. DİA ile ilgili daha fazla bilgi almak için hemen formu doldurun sizi arayalım!