E-Defter Hakkında Kapsamlı Bir Rehber

Dijitalleşme, iş dünyasında birçok süreci daha hızlı ve verimli hale getirmiştir. Bu dönüşümün önemli adımlarından biri de elektronik defter, yani e-defter uygulamasıdır. Söz konusu elektronik belge, işletmelerin yasal defterlerini elektronik ortamda tutmalarını, saklamalarını ve gerektiğinde ilgili mercilere ibraz etmelerini sağlayan bir sistemdir. E-Defter uygulaması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde belirli standartlara uygun olarak hazırlanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından denetlenir. Bu rehberde, söz konusu belge hakkında merak edilenleri kapsamlı bir şekilde ele alacağız.

E-Defter Nedir?

E-Defter, kağıt ortamında tutulan yasal defterlerin elektronik ortamda tutulmasını ve saklanmasını sağlayan bir uygulamadır. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerin, belirli format ve standartlara uygun olarak elektronik ortamda hazırlanması, onaylanması, saklanması ve ibraz edilmesini içerir.

Başvuru sürecinde, öncelikle işletmenin bilgi sistemlerinin uygun hale getirilmesi gerekmektedir. Bunun ardından, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan (GİB) onaylı yazılım kullanılarak defterlerin oluşturulması ve berat dosyalarının hazırlanması sağlanır. Hazırlanan bu berat dosyaları, GİB’e gönderilerek onay alınır ve bu onay ile birlikte defterler geçerlilik kazanır.

E-Defter Mükellefi Nedir? 

Mükellef kelimesi Arapça kökenli olup, bir şey yapmak zorunda olan ya da zorunda bırakılan anlamına gelmektedir. Özellikle finans dünyasında sık kullanılan bir terim olarak karşımıza çıkar ve vergi mevzuatına uygun şekilde vergi ödemek zorunda olan kişi anlamında kullanılır. Zorunlu veya yükümlü anlamına gelen mükellef kelimesi, e-defter mükellefi olarak sıkça kullanılır.

E-Defter Kullanma Zorunluluğu ile ilgili Tebliğ 

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre elektronik ortamda oluşturulan defterlerle ilgili maddeler şunlardır:

• Elektronik defter yazılımlarında ilk onaydan sonra yapılan güncellemeler, test ve onay işlemine tabi tutulmalıdır.
• Elektronik defterler oluşturulana kadar, muhasebe kayıtlarının tebliğde belirtilen belgelerle desteklenmesi gerekmektedir.
• Elektronik defter ve berat dosyaları, mükelleflerin muvafakatnameleri ile Başkanlıktan izin alan e-fatura özel entegratörlerinin mali mühürleriyle de imzalanabilir.
• Elektronik defter ve berat dosyalarının, mükelleflerin sistemlerinde oluşabilecek teknik sorunlar veya mücbir sebepler nedeniyle zayi olması halinde, gizlilik ve güvenlik esasları dikkate alınarak, ikincil kopyalarının Başkanlık’tan izin alan saklamacı kuruluşlarda da saklanması zorunludur (01.07.2019 tarihinden itibaren).
• Mücbir sebepler veya teknik sebeplerle defter ve belgelerin zayi olması halinde izlenmesi gereken usul ve esaslar açıklığa kavuşturulmuştur.
• Belgenin asıl kopyalarının mükellef tarafından saklanması ve ikincil kopyalarının da GİB e-defter saklama sistemine yüklenmesi zorunludur.

Kimler E-Defter Kullanmak Zorundadır?

Aşağıda bulunan mükelleflerin e-defter uygulamasına dahil olmaları zorunludur.

1. E-fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler.
2. Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin dördüncü fıkrasınca bağımsız denetime dahil bulunan şirketler.
3. Başkanlık, yapılan analiz ya da inceleme faaliyetleri sonucunda riskli veya vergiye uyum düzeyi az olduğu belirlenen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmadan, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle uygulamaya geçme zorunluluğu getirmeye hak sahibidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen vakitler içerisinde elektronik defter uygulamasına katılması gerekmektedir.
4. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla beraber, isteğe bağlı olarak uygulamaya katılım sağlayabilirler.
5. Bu Tebliğ ile ortaya konan zorunluluk kapsamına girmeyenlerden 17/12/2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 486) ile usul ve esasları belirlenen Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında kalan mükelleflerin de kendi istekleri halinde elektronik defter uygulamasına katılabilmesi mümkündür. Söz konusu uygulamaya kendi istekleriyle katılanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren defterlerini elektronik olarak tutabilirler.

Geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, tam bölünme, birleşme (devralma veya yeni kuruluş şeklinde) veya tür değişikliği yaptıklarında, yeni tüzel kişi mükellefler de e-defter uygulamasına geçmek zorundadır. Geçiş süresi, işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren en fazla 3 aydır.

E-Defterin Avantajları Nelerdir?

Firmaların ticari defterlerini kağıda basılı olarak tutma zorunluluğu, işlem sayısı fazla olan mükelleflerin yüksek bakım, saklama ve onaylama maliyetlerine katlanmalarına sebep olmaktadır. Ayrıca özellikle yüksek hacimdeki defterler, firmaların iç ve dış denetimlerinde fonksiyonel bir şekilde kullanılamamaktadır. Büyük iş hacmine sahip mükellefler, e-defterleri elektronik ortamda tutmalarına rağmen yasal zorunluluklar nedeniyle kağıt ortamında da muhafaza etmektedirler. Mükelleflerin elektronik ortamda defter tutmalarının avantajları aşağıdaki maddelerle sıralanabilir:

• İşgücü ve zaman tasarrufu,
• Onaylama maliyetleri ve zamanında tasarruf,
• Arşivleme harcamaları tasarrufu,
• Baskı, kağıt, toner ve kartuş gibi kırtasiye harcamaları tasarrufu,
• Basım, tasdik, saklama ve depolama yükümlülüklerini ortadan kaldırarak, elektronik ortamda işlem yapılmasına imkan sağlamak,
• Elektronik ortamda denetim imkanı sağlamak,
• Uluslararası denetime imkan sağlamak,
• Uluslararası firmaların iç ve dış denetim ihtiyaçlarını, ortam bir format ve standartta sağlamak.

E-Deftere Geçiş Süreci

E-fatura uygulamasına geçiş süresi içinde, yıl içinde e-fatura uygulamasına zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren e-defter uygulamasına geçmeleri gerekmektedir. Diğer yandan bu tebliğ yayım tarihinden itibaren, Türk Ticaret Kanunu’nun 397. maddesinin dördüncü fıkrası gereğince bağımsız denetime alınan şirketler 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren elektronik defter uygulamasına geçmelidir. 2020 ve sonrasında bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır.

Mükellefler, edefter.gov.tr adresinde belirtilen format ve standartlara uygun şekilde defterlerini elektronik tutmak zorundadır. Zorunluluk oluştuğu halde elektronik defter uygulamasına belirtilen zaman içinde geçmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen cezai hükümler uygulanacaktır. Bu bağlamda DİA, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) elektronik defter hizmeti veren uyumlu programlar listesinde yer almaktadır. DİA elektronik defter hizmeti ile elektronik defter ve beratlarınızı, GİB’in belirlediği format ve standartlara uygun şekilde oluşturabilir ve platform bağımsız özelliği sayesinde DİA muhasebe yönetim sistemi ile entegre kullanabilirsiniz.

Elektronik Defter Başvuru Şartları Nelerdir?

Elektronik belge düzenlemeniz için ilk önce başvurunuzu mevzuata uygun bir şekilde yapmalısınız. Bu süreçte aşağıdaki şartları karşılamanız gerekmektedir:

1. Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde Gerçek kişi mükelleflerin, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları.
2. Tüzel kişi mükelleflerin, 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları.
3. Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

Yukarıda yer alan şartları taşıyanlardan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra no: 1) ve Genişleme Tebliği (454 Sıra No.lu VUK Tebliği) kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler, aşağıdaki link üzerinden e-defter başvurusunu yapabilirler.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Defter uygulamasına geçiş için iki yöntem mevcuttur:

• Elektronik defter yazılımlarının mükellef tarafından geliştirilmesi (Test Sürecine Tabi)
• Uyumluluk onayı almış bir programın kullanımı

Elektronik ortamda defter tutmak için hesap dönemi veya takvim yılı içinde izin alınması durumunda, izleyen ilk ayda oluşturulacak elektronik defterlerde ilgili hesap döneminin başından içinde bulunulan döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlar elektronik ortamda oluşturulacaktır. Elektronik defter tutmaya başlanılan tarihten itibaren eski (kağıt ortamındaki) defterlerin kapanış tasdiki yapılacaktır (1 No.lu Elektronik Defter Tebliği, 3.3.4).

E-Defter Düzenleme

Geçiş sürecinizi tamamladıktan sonra iş, elektronik defter düzenlemeye gelmekte. Peki, söz konusu belge dijital ortamda nasıl düzenlenir? Gelin birlikte bakalım.

• Belge, ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun şekilde hazırlanır.
• Hazırlanan dosya, “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
• Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. Bu dosya, mükellefin beratı aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak, bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratı alınması zorunludur.
• Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.
• Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
• Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
• Hazırlanan paket, edefter.gov.tr adresinde bulunan elektronik defter uygulamasına giriş yapılarak yüklenir ya da web servis aracılığıyla gönderilir.
• Berat dosyası, Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. Erişime açılan elektronik defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilir.

Siz de bu süreçte DİA Yazılım aracılığıyla geçiş sürecinizi daha kolay bir hale getirebilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için aşağıdaki formu doldurarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.