E-Mutabakat Nedir? Nasıl Kullanılır?

İş ilişkisi içerisinde olan firmalar aralarında alacak ya da borçlarının olup olmadığının kontrolünü mutabakat ile nasıl sağlarlar? Mutabakat’ın yoğun operasyonel süreçleri E-Mutabakat ile nasıl çözüm buluyor? 

Kelime anlamı uzlaşma, anlaşma olan mutabakat muhasebe alanında çok sık kullanılmaktadır.  Firmalar muhasebe hesaplarını her ayın 5’ine kadar tek tek kontrol edip KDV hariç tutarda 5.000 tl’yi geçen faturalarının toplam tutarlarını ve fatura adetlerini Maliye Bakanlığı’na bildirmekle yükümlüdür.

Mutabakat ile firmalar iş ilişkisi içerisinde oldukları bir firmaya alacak veya borçlarının olup olmadığının kontrollerini sağlarlar. İki taraf arasında bu hesaplarda mutabık kalınması yani anlaşılması ile mutabakat formu hazırlanıp birbirlerine gönderir. İlgili firmada kendi mutabakat formunu iletir. Böylelikle iki firma arasında uzlaşma sağlanmış olur. Firmalar için mutabakat süreci iç denetimin doğru yapılabilmesi için çok önemlidir.

E-Mutabakat Nedir?

E-Dönüşüm süreci ile beraber firmaların mutabakat süreçlerini borç alacak takiplerini çok daha hızlı, kolay, güvenli ve sorunsuz olarak online ortamda yürütmeleri E-Mutabakat sistemi ile mümkün hale geldi.

DİA E-Mutabakat Nasıl Kullanılır?

DİA E-Mutabakat ekranınızı açarak, öncelikle sistemimizden hangi tür e-mutabakat göndereceğinizi seçmelisiniz. Ardından açıklama bilgilerimizi girerek, cari listenizden e-mutabakat göndereceğiniz firmaları veya şahısları seçerek gönder diyerek devam etmelisiniz. Varsayılan dışında farklı bir mail ve form tasarımlarımı kullanmak isterseniz, yükleyebilirsiniz. Ayrıca excell listenizden kopyala yapıştır yapıp gönderim yapacağınız kişileri ekleyebilirsiniz. E-Mutabakat’ın geçerlilik tarihini de belirleyerek kayıt etmelisiniz. Taslaktaki gönderimlerde planladığınız e-mutabakat formunu görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca e-mutabakat türüne göre yetkilendirme yaparak aynı firmadaki farklı departmanlardaki kişilere farklı türde e-mutabakat gönderimi planlayabilirsiniz. Örn; Cari vade bakiye e-mutabakatını farklı bir departmanda ilgili kişisine, form BA ve BS bildirimlerini farklı bir ilgiliye göndermek için planlayabilirsiniz.

E-Mutabakat Avantajları Nelerdir?

Firmanızına ve çalışanlarınıza E-Mutabakat hizmeti ile mutabakat sürecindeki kağıt kullanımını ortadan kaldırarak; kağıt, yazıcı çıktısı, faks, telefon görüşmeleri, kargo gönderimi ve arşivleme gibi tüm operasyonel işlemlerinizinden tasarruf etmenizi sağlar.

E-Mutabakat’ın firmalar için avantajları:

1. E-Mutabakat ile muhasebesel verilerinizin tutarlı olmasını sağlarsınız.
2. E-Mutabakat ile alacak ve borç takibinizi kolaylıkla yaparak, onay süreçlerinizi hızlandırabilirsiniz.
3. Kağıt, yazıcı çıktısı, faks, telefon görüşmeleri, kargo gönderimi gibi operasyonel süreçlere gerek kalmadan sistem üzerinden e-mutabakat bildirimlerinizi kolaylıkla gönderebilir, takip edebilir ve uygulayabilirsiniz.
4. E-Mutabakat ile iş performansınızı artırırken maliyetlerinizi yarı yarıya indirmenizi sağlayabilirsiniz. E-Mutabakat’ın firmalara en büyük avantajı zamandan ve maliyetten tasarruf ettiren bir çözüm olmasıdır.

DİA E-Mutabakat ile Neler Yapılabilir?

1. Geriye dönük tüm dönemlerinizin e-mutabakat işlemlerini DİA ile görüntüleyebilirsiniz.
2. DİA ile E-Mutabakat işlemlerinizi tek ekran üzerinden anlık olarak her yerden kontrol edebilirsiniz.
3. Toplu e-mutabakat ile işlemlerinizi gerçekleştirebilir, excel, pdf vs. formatındaki verilerinizi DİA ile kolaylıkla sisteminize aktarabilirsiniz.
4. Mail ve form tasarımları ile zengin içerikler hazırlayabilirsiniz.
5. Ek dosya kullanımı ile karşı firmadan, ekstre dosyasını online olarak alabilirsiniz.
6. Cevaplanmamış mutabakat formalarınızı hızlıca tekrar gönderebilirsiniz.
7. Cevap, onay, reddedilmiş form sayılarını takip edebilir ve raporlayabilirsiniz.
8. Form gönderim yetkilerinizi belirleyebilirsiniz. Bir firmada yer alan farklı departmandaki kişilere farklı e-mutabakatlar gönderebilirsiniz.
9. Belirli gruplara, bakiyesi olmayanları hariç tutarak, belirtilmiş bakiye aralığındaki ve serbest seçim ile özel seçilen carilere e-mutabakat formu planlayabilirsiniz.
10. DİA ile cari bakiye ve cari bakiyeli döviz, cari vade bakiye (vade gününe göre sıralayabilir), form BA (hem ticari hem de genel muhasebe tarafından yapabilir), form BS (hem ticari hem de genel muhasebe tarafından yapılabilir) türlerinde e-mutabakat gönderimlerinizi kolaylıkla yapabilirsiniz.
11. Kullanıcı dostu arayüzü ve kolay yönetilebilir ekran özelliği ile cevaplanan, bekleyen, reddedilen mutabakat süreçlerinizi hızlı ve sorunsuz olarak yapabilirsiniz.

Bulut Teknolojisi altyapısı ile DİA’da E-Mutabakatlarınızı hızlı bir şekilde yapmanız ve süreçlerinizin düzenli takibini sağlamanız çok kolay! DİA’da E-Mutabakat gönderimi ile ilgili daha detaylı bilgi için E-Mutabakat Kullanım Kılavuzunu inceleyebilirsiniz.