Envanter Defteri Nedir ve Nasıl Tutulur?

KOBİ’lerin dikkatli olması gereken konulardan birisi de envanter defteridir. Envanter defteri, işletmesi olan herkesin kanunlar önünde tutması zorunlu olan bir uygulamadır. Bu yüzden özellikle işletmesini yeni açacak herkesin envanter defterini nasıl tutması gerektiğini önceden öğrenmeleri gerekir.

Envanter Defteri Nedir?

Envanter defteri, bir ticari defter olarak görülür ve bu bağlamda gerekli konular Türk Ticaret Kanunu 64.ncü madde ile belirlenmiştir. Konuyla ilgili bütün hususlar Defter Tutma Yükümlülüğü başlığı altındadır. Envanter defteri, ticari bir işletmenin açılışından itibaren her hesap döneminde varlıklarını ve borçlarını birer birer kaydettikleri defter türüdür. Sıra numarası ve ciltleri bulunur.

Envanter defteri tutarken hesap dönemi sayısı 12 ayı geçmemelidir. Vergi Usul Kanunu’nda envanter, sürekli faaliyet içerisinde olan bir işletmenin, faaliyetlerine uygun olan süreçte ve hemen hemen her durumda hesap dönemi sonundan itibaren 3 ay süre içerisinde deftere kaydı yapılan sistemdir.

Envanter Defterinin Faydaları Nelerdir?

Bir şirketin sağlıklı biçimde büyüyebilmesi ve güçlenebilmesi için hem kurumsal kaynak yönetimine hem de iyi bir planlamaya ihtiyacı vardır. Kurumsal kaynak yönetimi yapabilmenin en önemli şartı, envanter takibinin doğru yapılmasıdır.

Envanter takibi sayesinde hem stoklar hakkında her zaman fikir sahibi olmak hem de ürün ve hizmetleri yakından izlemek mümkün olur. Eldeki veriler ile gerçek durumun bir olması, beklenmedik masraflardan ve plan dışı giderlerden en az düzeyde etkilenmeyi sağlar.

Envanter defteri tutmak günümüzde oldukça kolay hale gelmiştir. DİA gibi bulut ERP yazılımları sayesinde internetin olduğu her yerden ve hem mobil hem de masaüstü cihazlardan envanter defteri tutmak mümkündür. Böylece doğru ve verimli satın almalar yapabilirken, çalışanları da daha düzgün yönetebilmek ve buna bağlı olarak da hem zamandan hem de nakitten tasarruf etmek kolay olmaktadır.

Envanter Defteri Nasıl Tutulur?

Envanter defteri tutmanın belli başlı kuralları vardır. Genel olarak envanter defteri tutma usulü aşağıdaki maddelerden oluşur:

• Envanter defterinin dili Türkçe olmalıdır. Aynı şekilde para birimi olarak da Türk Lirası kullanılmalıdır.
• Türkçe olarak kaydının tutulması şartıyla farklı dillerde de tutulabilir.
• Kayıtlarda yer alan harflerin, sembollerin, kısıtlamaların ve rakamların sabit bir düzeninin olması gerekir.
• Deftere girilen hiçbir kayıt zamansız veya düzensiz olmamalıdır.
• Kayıtlar arasında boşluk ya da satır atlama gibi işlemler yapılmamalıdır.
• Eğer dijital değil, ciltli defter kullanılıyorsa, sayfalar defterden koparılmamalıdır.
• Kaydı tutulan faaliyetlerin muhasebe düzenini ve anlaşılırlığını bozmayacak süreler içinde ve gereğine uygun olarak kayıt altına alınması gerekmektedir. Hiçbir kaydın 10 günden fazla süre geciktirilmemesi şarttır.
• Envantere kaydedilmiş bilgiler yalnızca muhasebe standartlarında uygun şekilde tekrar düzeltilebilir.
• Eğer envanter defteri bordro, primanota ya da muhasebe fişleri gibi yetkililerin imzalarını taşıyacak tarzda yürütülüyor ise, bu kayıtların muhakkak 45 gün içerisinde girilmesi gerekmektedir.
• Defterde var olan bir kaydın içeriği, üzeri anlaşılamaz hale gelecek şekilde çizilemez.
• Eski kayıtları kapatmak mümkün değildir. Kayıtların çeşitli yöntemlerle silinmesi ya da okunamaz hale getirilmemesi gerekir.

Bunlar dışında envanter defterini dijital olarak ya da ciltli defter olarak tutmak, işletmenin kendi tercihidir. Ancak tahmin edileceği üzere dijital olarak envanter defteri tutmanın sayısız avantajı vardır.

Envanter Defterine Neler Kaydedilir?

Türk Ticaret Kanunu’nda envanter defteri tutmanın zorunlu olduğu belirtilmiştir. Ancak defterin içerisinde neler olması gerektiğine yönelik net ifadeler yoktur. Elbette defterde neler olması gerektiği net değil diye, eksik tutmanın işletmelere hiçbir faydası yoktur. Aksine envanter defteri tutmak oldukça faydalıdır ve bu faydaları yazının üst bölümünde detaylandırmıştık. Peki, envanter defterinde neler olmalı?

• Gelir tablosu ve bilanço
• Kapanış ve açılış mizanları
• Stok envanter listesi
• Tüm senet bilgileri
• Amortisman ve demirbaş listeleri
• Depozitolar ve teminatlar
• Gelecek yıla devreden kredi ödemeleri ve planları
• Hisse senetleri, menkul kıymetler, bono ve tahvil ayrıntıları
• Gelecek yıla devreden gider ve gelir tahakkukları

Envanter Defteri Tasdik Ettirme

Envanter defteriyle ilgili bir diğer zorunluluk da tasdik zorunluluğudur. Bu zorunluluk Vergi Usul Kanunu içerisinde Tasdik Zamanı başlığı altında 221. madde ile belirtilmiştir. Şartlar ise şöyledir:

• Faaliyetleri devam eden işletmeler için defterin kullanılacağı yılın öncesindeki son ay
• Maliye Bakanlığı tarafından hesap dönemi belirlenen işletmeler için, defterin kullanılacağı hesap dönemi öncesindeki son ay
• Faaliyetlerine tekrar başlayan işletmeler, yeni bir mükellefiyet kazananlar ve sınıf değiştirenler için, bu durumların yaşandığı tarihlerden hemen önce
• Vergi muafiyeti kalkanlar için, muafiyet sonlanmasından itibaren maksimum 10 gün içerisinde
• Tasdik edilmesi gereken defterin sayfalarının dolması veya farklı sebepler nedeniyle yıl içerisinde yeni bir deftere geçmek zorunda kalanlar, yeni deftere geçmeden önce eskisini tasdik ettirmek zorundalardır.

Ayrıca defterini ertesi yılda da kullanmaya devam edecek olanlar Ocak ayında, hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından belirlenenler de, belirlenen dönemin ilk ayında tasdik işlemlerini gerçekleştirmelidirler.