Gider Makbuzu Nedir?

Başarılı bir işletmenin finansal süreçlerini sağlıklı yönetebilmesinin önemli bir yolu da giderleri doğru bir şekilde takip etmektir. Gider makbuzu, işletmelerin harcamalarını belgelemek ve düzenlemek için kullanılan önemli unsurlardan bir tanesidir. Her işletme, mal veya hizmet alımları, seyahat masrafları ve diğer çeşitli harcamalarla karşılaşır.

Bu harcamaları etkili bir şekilde yönetmek ve mali durumu kontrol altında tutmak, o işletmenin sürdürülebilirliği açısından kritiktir. Günümüzde sürdürülebilir bir takip sistemi için dijitalleşmek ise artık kaçınılmaz bir hal almış durumdadır. Bu noktada sizlere yardımcı olacak olan DİA Yazılım ile gider makbuzu takibini dijitalleştirerek yönetim süreçlerini kolaylaştırır. Elde edeceğiniz kolaylıkların başında ise maliyetlerinizi kontrol altına almak ve işletmenizi daha verimli yönetmek gelmektedir.

Gider Makbuzu Ne Demek?

Bu belge tam olarak bir işletmenin yaptığı harcamaları belgelemek amacıyla kullanılan bir makbuz türüdür. İşletmeler, mal ve hizmet alımları, seyahat masrafları, ofis giderleri gibi çeşitli harcamalar yaparlar ve bu harcamaların doğru bir şekilde kaydedilmesi, vergi beyannameleri ve mali raporlamalar için önemlidir. Makbuz, bu harcamaların detaylarını içerir ve işletmeye yapılan her bir ödemenin belgelenmesini sağlamaktadır.

Gider Makbuzu Neden Kullanılır?

İşletmelerin gider makbuzu kullanmalarının birkaç önemli nedeni vardır:

• Ön muhasebe yönetimi programı ve finans takibi: Gider makbuzları, işletmenin harcamalarını kayıt altına alınmasında önemli bir adımdır. Bu kayıtlar, muhasebe süreci için temel belgeler olup, işletme sahipleri ve muhasebeciler, bu bilgileri kullanarak işletmenin finansal durumunu izleyebilir, raporlayabilir ve mali kararlar alabilirler.
• Vergi uyumlu kayıtlar: İşletmeler vergi dönemleri geldiğinde, gelir ve giderlerini ilgili birimlere bildirmek zorundadır. Bu süreçlerde vergi beyannamesini düzenlenirken gider makbuzlarından faydalanılır ve böylece vergi avantajlarından yararlanabilir. Ayrıca, vergi denetimlerine karşı hazırlıklı olmak konusunda da faydalıdır.
• Harcamaların izlenebilirliği: Gider makbuzları, işletmenin hangi alanlarda harcama yaptığını açıkça gösteren bir belgedir. Bu sayede işletme sahipleri bütçe yönetimi konusunda önemli bilgiler elde edebilir ve yeni planlamalar kurabilir.
• Hukuki güvence: İşletmenin yaptığı harcamaların hukuki bir dayanağı olması için gider makbuzlarına ihtiyaç duyulur. Alınan mal veya hizmete dair bilgilerin bulması nedeniyle, olası anlaşmazlıklarda veya ihtilaflarda hukuki bir güvence oluşturmaktadır.
• İş ilişkileri ve itibar: İşletmeler genellikle tedarikçileri, müşterileri ve iş ortakları ile çeşitli harcamalar yapmaktadır. Taraflar arasında güven ortamının oluşması için açık ve doğru finansal kayıtlar tutulmalıdır.
• Vergi iadesi ve indirimleri: Vergi iadesi talebinde bulunmak veya indirimlerinden yararlanmak isteyen işletmeler için, doğru ve eksiksiz gider makbuzları önemlidir. Vergi kurallarına uygun belgelenmiş giderler, işletmenin vergi avantajlarından tam anlamıyla yararlanmasını sağlamaktadır.

Gider Makbuzu Nasıl Doldurulur?

Gider makbuzunun nasıl doldurulacağı merak edilen bir olup, detayları hakkında bilgi edinerek doğru bir işlem gerçekleştirebilirsiniz. Her makbuz, ilgili harcamaya dair gerekli bilgileri içermelidir. Hazırlık süreci detaylı olsa da doldururken genellikle aşağıdaki bilgiler yazılmalıdır.

• İsim ve kütük numarası anlaşılır bir şekilde yazılmalıdır.
• Makbuza ait sıra ve seri numarası eklenmelidir.
• Tanzim tarihi ne ise o yazılmalıdır.
• Adres bilgisi yer almalıdır.
• Makbuzun içeriğinde açıklayıcı bilgi bulunmalıdır.
• Hangi türden makbuz hazırlandığı belirtilmelidir.
• Fiyat bilgisi eklenmelidir.

Gider makbuzları, işletmelerin mali durumlarını izlemelerine, harcamalarını raporlamalarına ve vergi beyannamelerini hazırlamalarına yardımcı olur. Ayrıca, işletme sahipleri ve yöneticileri için harcamalarını daha iyi anlamalarında yardımcı olan önemli bir araçtır. Bu yüzden doldururken dikkatli olunması, uzun vadede işletmenin faydasına olur.

Gider Makbuzu Nasıl Kesilir?

Makbuzu doldurmak kolay bir işlem olsa da, hazırlanışı biraz daha dikkat isteyen bir konudur. Doğru adımları takip etmek ve sorunsuz bir işlem yapabilmek için aşağıdaki bilgilerden faydalanabilirsiniz.

Yoğun olarak dernek gider makbuzu şeklinde karşımıza çıkan bu belge, genellikle dernekler ve bu kurumlarla iş yapanlar tarafından düzenlenmektedir. Söz konusu bu belgelerin düzenlenmesi kanunlarla zorunlu tutulmaktadır. Maliye Bakanlığı, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 257. maddesinde bu zorunluluğu koymuş bulunmaktadır.

Gider makbuzu düzenleme işleminde, özellikle nakit ödemelerde zorunluluk yer almaktadır. Fatura ve makbuz, eğer matbu olarak hazırlanacak ise A4 kağıdına hazırlanmalı ve iki nüsha şeklinde olmalıdır. Tedarikçi bir nüshayı, alıcı taraf ise diğer nüshayı alır. Böylece belge, bir taraf için gelir makbuzu haline gelmiş olur. Bu yüzden zaman zaman gelir gider makbuzu olarak da adlandırılabilir. Bu belgeyi ilk kez hazırlayacak kişilerin örnek araştırması yapmasını tavsiye ederiz.

Gider Makbuzu Hesaplama

Hesaplama aşamasında dikkat edilmesi ve hesaplamanın nasıl yapıldığı hakkında bilgi sahibi olunması gerekmektedir. Makbuzun hesaplanmasında brüt ücret üstünden ilerlenir. Sektöre, içeriğe, miktara ya da ürüne göre kesinti oranları değişiklik gösterebilir. Şu şekilde hesaplanır:

Gelir vergisi stopajı = brüt ücret x gelir vergisi stopaj oranı

Gider Makbuzu ile Gider Pusulası Arasındaki Fark

Her iki belge arasında farklılıklar bulunmaktadır. Belgelerin hangi amaçlara hizmet ettiğini anlamak için bu farklılıklar hakkında bilgi edinmek önemlidir. Elde edilen bilgiler doğrultusunda daha doğru işlemler yapmak mümkündür. Gelir ve gider makbuzu arasındaki temel farklılıklar ise aşağıdaki şekildedir;

• Genellikle alıcı tarafı daha çok ilgilendiren konular gider pusulası içerisinde yer almaktadır.
• Makbuz ise daha çok satıcı olan tarafı ilgilendiren konular hakkında hazırlanan belge türüdür.
• Gider pusulaları, alıcı tarafından hazırlanarak kayıtlarına eklenmek zorundadır.

Önceki yazımıza https://www.dia.com.tr/blog/vergi-carpani-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.