İş Akış Yönetimi Nedir? Ne İşe Yarar?

Bir işletmenin başarılı olabilmesi için iş akış yönetimi üzerinde önemli çalışmalar yapmış olması gerekmektedir. Yapılan her bir satış, kazanılan her bir para ve başarı; büyük bir titizlik ile oluşturulan iş akış yönetimi çözümleri ile gerçekleşmektedir. Günümüzde artık bu tarz çözümler için birbirinden farklı elektronik uygulamalar da mevcuttur. İşletmeler, kendi ihtiyaç ve kapasitelerine uygun bir iş akış yönetimi ile gelecek planlarını yönetebilmekte ve mevcut durumlarını da en iyi konuma getirebilmektedir. İş akış yönetiminin amacı, tüm planlamalardan en yüksek performansın alınmasının sağlanmasıdır.

İş Akış Şeması Nedir?

İş akışı, bir işletmenin ortaya koymuş olduğu tüm faaliyetlerin belirli bir plan ve düzen içerisinde devam etmesini kapsamaktadır. İş akış şeması adında bir şema ile yapılması gereken tüm planlar bir şema üzerine yerleştirilmektedir. Böylelikle ulaşılması gereken hedefler ve bu doğrultuda yapılması gereken planlamalar bu şemada görüntülenebilmektedir. Çok departmanlı bir işletmede her departman için farklı farklı iş akış yönetimi şeması düzenlenebilmektedir.

İş Akış Türleri Nelerdir?

Her bir işletmenin veya çok departmanlı her işletmedeki departmanların iş akışları birbirinden farklı olabilmektedir. Farklı amaçlara hitap eden iş akış türleri şu şekildedir:

• Anlık (Ad-Hoc) İş Akış Türü: Bir ürünün tasarımı, satış teklifleri ve bu gibi karşılıklı iş birliklerini gerektiren, herhangi bir otomasyon ile değil bizzat insan ilişkilerini kapsayan tek seferlik ve herhangi bir sıralama gerektirmeyen işlerdir.
• Yapısal İş Akış Türü: İşletmede geçerli olan iş akış yönetimi kurallarına bağlı olarak gerçekleşen tekrarlanabilir işleri kapsamaktadır.
• İdari İş Akış Türü: Personel izinleri, satın almalar, seyahat ve sipariş takibi gibi idari organizasyonları ifade eden işlerdir.
• Üretim İş Akış Türü: Veri tabanı entegrasyonuna tabii olan ve işletmenin üst seviye yapısal özelliklerine

İş Akış Yönteminin Avantajları

İş yerinde süreç yönetimi, bir iş akış planının en başından sonuna kadar tanımlanarak planlanmasıdır. Söz konusu proses iş akışının yönetilmesi, modellenmesi, gözetilmesi ve kontrolü gibi birçok hususa dikkat edilmesi gerekmektedir. Bu hususlara dikkat edilmesi halinde iş akış yönetiminin sunduğu avantajlar şu şekildedir;

• İş akış süreci belirli bir standarda kavuşur.
• Kalite yönetimi ve risk yönetimi konusunda başarılı sonuçlar elde edilir. Gelecek dönemde yaşanabilecek her türlü riskli duruma karşı tedbirler alınabilirken, üretim esnasında kalite kontrol süreçlerine gereken vakit verilebilir.
• Tüm iş yönetimi boyunca gerekli kurallara uyulması gerektiği için zaman ve maddi kayıp yaşanmasının önüne geçilebilir.

İş Akış Yönetimi Nasıl Yapılır?

İş akış yönetimi kusursuz bir şekilde planlanmış olsa da bu planın doğru ve en yüksek performans ile karşılık verebilmesi için etkin bir gözetim ve denetlemenin de olması gerekmektedir. Doğru bir veri akışı için ilk olarak tüm aşamalar detaylı bir şekilde planlanmalıdır. Her şirketin faaliyet alanı, beklentisi ve kapasitesi birbirinden farklıdır. Bu nedenle de birbirinden farklı iş akışı çeşitleri doğmaktadır.

Modellemenin doğru bir şekilde yapılması, iş akış sürecinin devamında gelen tüm adımların başarısını doğrudan etkilemektedir. Etkin bir proje yönetimi yapabilmek için geliştirilen iş akış şemasının ihtiyaçların belirlenmesi, uygun bir yazılımın seçilebilmesi, iş yönetimi ile ilgili gerekli eğitimlerin tamamlanması ve uygulanması en genel başlıklardır. Günümüzde tüm bu süreçler elektronik ortamda CRM çözümleri ile gerçekleştirilebilmektedir. Elektronik ortamda iş akışını yönetme, hem tüm verilerin her yerden görüntülenebilmesini sağlarken hem de hata payını da ortadan kaldırmaktadır.

İhtiyaçların Belirlenmesi

Her işletmenin proses iş akışı birbirinden farklıdır. Bu farklılık, işletmelerin ihtiyaçlarındaki çeşitlilikten meydana gelmektedir. Etkin bir iş akış yönetimi oluşturabilmek için ilk olarak ihtiyaçların net bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir. İhtiyaçların doğru bir şekilde belirlenememesi, proje yönetimini başarısızlığa uğratmaktadır.

Uygun Yazılım Seçimi 

Günümüz koşullarında birbirinden farklı iş akış yönetimi yazılımları bulunmaktadır. Geliştirilen bu yazılımlar, işletmelerin türüne ve ihtiyacına göre şekillendirilmektedir. İşletmeler, kendi kapasitelerine ve iş ihtiyaçlarına uygun olan yazılımları kolaylıkla seçebilmektedir. Uygun yazılım seçimi, bir iş takip yönetimi sürecinin başarısını doğrudan etkilerken, aynı zamanda tüm işlemlerin daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşmesine de olanak tanımaktadır.

Eğitim ve Uygulama

İhtiyaçların doğru bir şekilde belirlenmesinin ardından ihtiyaca yönelik en doğru yazılım seçilmektedir. Fakat etkin bir eğitim ve uygulama becerisinin olmaması, bu aşamadan önceki tüm hazırlıkların boşa gitmesine sebep olabilmektedir. Tercih edilen yazılım ile ilgili gerekli eğitimlerin alınıp, iş akış yönetimindeki sorumlular tarafından doğru bir şekilde uygulanabilir olması gerekmektedir.

İş Akış Yönetimi Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Günümüzde teknolojinin büyük bir hızla gelişmesi ile artık her sektörde birbirinden farklı yenilikler de meydana gelmeye başlamaktadır. İş akış yönetimi yazılımı da bu yeniliklerden biridir. Birbirinden farklı akış türleri yer alan bu yazılımlar sayesinde işletmeler kendilerine uygun bir iş akış şeması hazırlayabilmektedir. Hazırlanan bu şemalarda yapılması gereken tüm hedefler kolaylıkla görüntülenebilmekte ve denetlenebilmektedir.

Son yıllarda tüm bu işlemler artık elektronik ortamda yapılmaya başlanmakta ve işletmelerin talepleri de bu yönde olmaya başlamıştır. Her geçen gün çok daha fazla sayıda işletme tarafından tercih edilen DİA Yazılım iş takip programı, ihtiyaç duyulan tüm özellikleri bünyesinde barındırmaktadır. İnternete bağlanabilen her türlü mobil cihazdan ulaşabilen veriler, iş akış şemasından en yüksek performansı alabilmeyi sağlamaktadır. Kolay bir kullanım imkânı sunması sebebi ile de kullanıcılar zaman kaybetmeden diledikleri işlemleri hızlı bir şekilde yapabilmektedir. DİA Yazılım iş takip programı, hemen her sektör tarafından büyük bir kolaylıkla kullanılabilecek şekilde tasarlanmıştır. 7/24 canlı destek hizmeti sunan deneyimli destek personelleri ile kullanıcıların yaşadıkları tüm sorunlar kısa sürede çözüme kavuşturulmaktadır.

Önceki yazımıza https://www.dia.com.tr/blog/sicak-ve-soguk-satis-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.