Kasa Programı ile Kasa Defteri Tutmak

Şirketlerin faaliyet gelir ve giderlerini kayıt altında tutmaları, başarıyı ve mali durumu değerlendirmek açısından çok önemlidir. Öte yandan yıl sonunda vergilendirmenin yapılabilmesi için nihai bilançoya da ihtiyaç duyulur. Nakit ödemelerin, mevzuatlara uygun şekilde belgelenebilmesi için kasa defteri kullanılır. Günümüzde bu kasa defteri tutma işlemi yerini kasa programı kullanmaya bırakmıştır.

Kasa defteri, şirketlerin tahsilat ve para çıkışlarını inceleyebilmek adına büyük önem taşımaktadır. Günümüzde çok sayıda işletme, geleneksel kasa defterlerini kullanmak yerine kasa programları kullanmaya başlamıştır. Ancak doğru kasa programını tercih etmek, işletme açısından büyük fark yaratmaktadır.

Kasa Defteri Nedir?

Şirketlerin gelirlerini ve giderlerini kayıtlı tutmak amacıyla kullandıkları deftere kasa defteri denmektedir. Gündelik olarak yapılan ödemeler, harcamalar ve gelir giderler defter üzerinden kayıt altına alınır ve takip edilebilir. Geleneksel kasa defterlerinin bir yanına önceki günden kalan devir yazılır. Diğer tarafa ise günlük olarak gelen giden nakit paralar yazılır. Bu sayede geçmişe bakıldığı zaman tarih nakit kontrolü yapılabilmektedir.

Ancak günümüzde kasa defterlerinin yerini kasa programları almaya başlamıştır. Oldukça hızlı ve kolay kullanımı olan kasa programlarını kullanan işletmelerin sayısı oldukça fazladır. Çok sayıda program sadece sanal ortamda defter tutmayı değil, aynı zamanda ön muhasebe yapabilmeyi de mümkün kılmaktadır. Bu da şirketlerin birçok ihtiyacı tek bir yerden halledebilmelerini sağlamaktadır. Gelir gider fişleri, fatura oluşturma işlemleri, e-fatura ve ekstre gibi ön muhasebe işlemlerini de bünyesinde çözebilen kasa programları bulunmaktadır.

Kasa Defteri Tutmak Zorunlu Mu?

Kasa programı kullanmanın çok sayıda artı yönü bulunmaktadır. Şirketler ve daha küçük işletmeler kasa defterleri ile birlikte, gündelik olarak mali işlemlerini takip edebilirler. Ancak kasa defteri tutma zorunluluğunun 1998 yılında kaldırıldığını belirtmemiz gerekmektedir. Zorunlu bir şekilde defter tutması gereken tek kurum, esnaf odalarıdır.

 Fakat günümüzde zorunlu olmasa da, çok sayıda işletmenin kasa defteri tutmaya devam ettiği görülmektedir. Şirket yönetiminde herhangi bir karışıklık yaşanmaması adına kasa programı kullandıkları gözlemlenir. Böylece bilgiye en hızlı şekilde ulaşmak mümkün olur.

Kasa Programı Nedir?

Kasa programı, geleneksel kasa defterlerinin yerini alan bilgisayar programlarıdır. Şirketlerin bütün gelir ve giderlerini bu programlar üzerinden tutması mümkündür. Böylece kasadaki miktar hesaplanabilmektedir. Günümüzde çok sayıda kasa takip programı yazılımı bulunmaktadır. DİA’nın kendi sistemi içerisinde kasa programı yer almaktadır.

Kasa Programı ile Kasa Defteri Nasıl Tutabilirim?

Çok sayıda şirket, kasa programlarıyla gelir giderlerini kayıt altında tutar. Bazı işletmeler excel aracılığıyla bu işlemi gerçekleştirmeye devam etmektedir. Ancak programlar, harcanan vakti ve iş yükünü büyük oranda azaltmaktadır. Bununla birlikte, online olarak kontrol edilebilmesini de sağlamaktadır. Ayrıca kasa programına mobil cihazlar üzerinden istenildiği zaman, istenen yerden ulaşmak mümkündür. Kasa programlarında çok sayıda farklı kasa oluşturulabilmektedir. Böylece farklı kalemlerdeki ödemeler ayrılabilir ve işletme içerisindeki para çıkışları ayrı ayrı gözlemlenebilir. SGK ödemesi, avans ve maaşlar gibi giderler de kontrol altında tutulabilmektedir.

Kasa Programı Kullanmanın Avantajları

Günümüzde profesyonel kasa programlarının ortaya çıkmasıyla beraber, kasa defteri tutma işlemi çok daha basit hale gelmiştir. Kasa defteri programı kullanmaya geçiş, sadece daha az emek harcama değil, aynı zamanda yıllık denetim gibi durumlar söz konusu olduğunda, çok daha fazla güvenlik anlamına gelmektedir. Gerekli durumlarda geleneksel bir kasa defterini çıkarıp, söz konusu sayfayı bulmak zor olmaktadır. Kasa takip programları sayesinde söz konusu işlem saniyeler içerisinde bulunabilmektedir. Profesyonel bir yazılım kullanmak, hem zamandan tasarrufu, hem işlem doğruluğunu hem de güvenliği sağlamaktadır. Herhangi bir belgenin istendiği durumlarda anında belgenin çıktısı alınabilir ve sunulabilir. Genel olarak kasa defteri programı kullanmanın avantajları şunlardır:

–       İşletmenin kasasındaki girişler ve çıkışlar kayıt altına alınır.

–       Gün sonunda kasanın kapatılmasını mümkün kılar.

–       Gün sonunda ortaya çıkan bakiyeyi diğer güne aktarmak kolaydır.

–       Kasa programları, tahsilat ya da ödeme günlerine dair önceden uyarı verir.

–       Banka hesapları üzerinden gerçekleşen para girişleri ve çıkışları görülebilir.

–       Kayıtları kronolojik olarak listelemek mümkündür.

–       Gider ve gelir hesapları tek tuşla yapılabilir.

–       Çok sayıda kasa açma ve yönetme mümkündür.

–       Şirketin önceliği durumunda olan firmalar için özel kasalar açılabilir.

–       İstendiği zaman anında kasa raporu çıkarılabilir.

–       Yöneticinin talepleri ışığında özel ayrıntılı kategoriler açılabilmektedir.

–       Kasa programına istenilen yerden ve istenilen saatte ulaşılabilir.

Kasa programlarıyla şirketin gelir ve giderleri yıllarca kayıt altında tutulabilmektedir. Geleneksel kasa defterinde kayıtlar fazla yer kaplar ve düzenli olarak defter değişikliği yapmak gerekmektedir. Kasa programlarında yer işgali söz konusu değildir ve sınırsız veri depolama şansı sunar. Öte yandan kasa takip programlarının oldukça kolay bir kullanımı olması, bu alanda uzman bir çalışan istihdamına gerek duyulmamasını sağlamaktadır. Bu basit programı kullanacak olan çalışanlar, telefondan, tabletten ya da bilgisayardan basitçe erişim sağlayabilirler. Ayrıca kasa defteri programına birden fazla personelin erişebilmesi için izin verilebileceğinden, tek bir çalışana bağımlı kalma gibi sorunlar da yaşanmayacaktır. 

Bunun yanında geleneksel kasa defterlerinde bulunan yangın, çalınma ya da kaybolma gibi riskler, kasa programlarında bulunmamaktadır. DİA yazılım kasa takip programı, bulut sistemi kullandığı için, şirketlerin kasa güvenlikleri garanti altına alınmıştır.