Mali Mühür Nedir?

Günümüzde şirketlerin çok daha sık kullanmaya başladığı mali mühür, resmi faaliyetlerin güvenliğini ve gizliliğini sağlar. Oldukça basit bir tanım yapmak gerekirse, mali mührü elektronik kaşe olarak tanımlamak mümkündür. Resmi yazışmaların ve faaliyetlerin giderek dijitalleştiği günümüz şartlarında, mali mühür de böyle bir değişim yaşamış ve dijitalleşmiştir. En dikkat çekici özelliği ise, e-fatura gibi resmi faaliyetlerde, yazışmaya dair gizliliğin ve güvenliğin sağlanıyor oluşudur.

Mali mühür, basit bir USB görünümündedir ve bizzat TUBİTAK tarafından şirketlere gönderilir. Kaşenin dijital versiyonu olarak kabul edilir. E-Mühür olarak da bilinmektedir. Kurumsallaşan şirketler için bir e-imza türü olarak da görülebilir. Tüzel bir şirket eğer elektronik fatura sistemine geçmek istiyorsa, mutlaka mali mühür başvuru sürecinden geçmelidir.

Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür başvurusu, Kamu SM internet sitesi aracılığıyla doldurulan bir başvuru formu ve TUBİTAK’a gönderilen ücret süreciyle yapılır. Ödeme yapabilmek için bir banka şubesine gitmeli ya da internet bankacılığı aracılığıyla vergi kimlik numarası sorgulaması yapmalıdır. Daha sonra mali mühür bizzat TUBİTAK tarafından şirkete gönderilir.

Mali Mühür Ne İşe Yarar?

Mali mühür ile, elektronik fatura sistemine geçiş yapılır. Şirketin elektronik fatura sistemine tanımlanabilmesi için, başvuruya mali mühür vurulmalıdır. Böylece şirketin tüm bilgileri sistem tarafından doğrulanır. Daha net bir şekilde anlatmak gerekirse, mali mühür aşağıda yer alan işlemlerin yapılabilmesini sağlar:

–       Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı’nın oluşturduğu sertifikaların gizliliğini ve güvenliğini sağlar.

–       Tüzel kişilerin, kurumların ve kuruluşların oluşturduğu elektronik faturaların gizliliğini ve güvenliğini sağlar.

–       Diğer belgelerin kaynaklarını, içeriğini ve bütünselliğini koruma altıla almaya yarar.

–       Tüm bu verilerin ve belgelerin iletilmesi ve kayıt altına alınması esnasında güvenliği ve gizliliği garanti altına alır.

 Mali mühür, şirketin belirlemiş olduğu kişiler tarafından kullanılmaktadır. Ancak, şirket içerisindeki yönetici olan çalışanlarda herhangi bir değişiklik yaşanması halinde, mali mühür kullanacak kişinin hızla belirlenmesi ve bunun yetkili mercilere bildirilmesi gerekmektedir. 

Mali Mühür Ücretleri 2021

–       Tüzel Kişi (LTD veya AŞ): 3 senelik mali mühür, güvenlik sertifikası ve akıllı kart okuyucu: 290 TL + KDV

–       Gerçek Kişi (Şahıs şirketleri): 3 senelik mali mühür, güvenlik sertifikası ve akıllı kart okuyucu: 184 TL + KDV

Mali Mühür ile İlgili Önemli Bilgiler

Bir mali mührün her 3 yılda bir yenilenmesi gerekir. Şirketin unvanı değişirse, mali mührün geçerliliği kaybolur. Böyle durumlarda şirketlerin unvan değişikliği sonrası yeniden başvuru yapmaları gerekmektedir. Öte yandan e-fatura sistemine geçiş yapmak isteyen her şirketin, öncelikle mali mühür alması zorunlu kılınmıştır. Mali mühür almak için Kamu SM internet sitesinde yer alan formu doldurarak, süreci başlatmış olursunuz. Mali mührün kullanım amacı, şirketin sisteme tanımlanmasıdır.

E-İmza ile Mali Mühür Arasındaki Fark Nedir?

Özünde birbirinden tamamen farklı olan bu iki ürün, genellikle birbirleriyle aynı şeymiş gibi algılanmaktadır. Bu yüzden firmaların bu iki ürün arasındaki farkları iyi bilmesi gerekmektedir. Öncelikle iki ürün arasındaki en büyük fark, e-imzanın şahıslara, mali mührün firmalara veriliyor olmasıdır. E-imza bireylerin ıslak imzasının dijital versiyonu olarak kabul edilirken mali mühür, şirketlerin dijital kaşesi olarak görev görür. Ancak birbirleriyle benzerlik gösteren bir özellikleri de vardır. Eğer bir şahıs firması, elektronik fatura sistemine geçiş yapmak istiyorsa, başvuruyu e-imza ile de yapabilmektedir.

Mali Mühür Yenileme

Mali mühür yenileme süreci, mali mühür sertifikasının süresinin bitmesine 3 ay kaldığında başlar. Kamu SM sistemine kaydedilmiş olan mail adresine bir bilgilendirme maili gelmektedir. Sürenin dolmasıyla beraber, şirket yetkilileri 3 yıl önce gerçekleştirdiği başvurunun aynısını tekrar eder. Böylece mali mühür yenilenmiş olur.

Mali Mühür Şifre Yenileme ve Oluşturma Adımları

– Mali mühür şifresi oluşturmak ya da  mali mühür şifre değişikliği yapmak için kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr adresine gidilir.
– Buradaki “online işlemler” butonuna tıklanır ve e-devlet şifresi ile giriş yapılır.
– Karşınıza gelen ekrandan “mali mühür işlemleri” seçilir.
“Diğer mali mühür işlemleri” seçeneği seçilir.
– Gelen ekrandaki boşluklara Vergi No ya da TC kimlik numarası girişi yapılır.
– Kayıt sürecinde oluşturulan güvenlik sözcüğü de girilmelidir. Eğer güvenlik sözcüğü unutulmuşsa, güvenlik sözcüğümü unuttum butonuna tıklanır.
– Giriş yaptıktan sonra kullanıcının cep telefonuna bir şifre gelir ve bu şifre pencerede gelen alana girilir.
– Ekrana gelen seçeneklerden PIN oluşturma / Kilit Çözme seçeneği tıklanır. Böylece karşınıza bir uygulama indirme sayfası gelecektir.
– Buradan uygulama indirilir ve kurulur.
– Uygulama kurulduktan sonra, internet sitesinde yer alan doğrulama kodunun uygulamaya girilmesi gerekir.
– Son olarak uygulamada karşınıza çıkacak olan “kart seçiniz” ekranından, bilgisayara takılmış olan kart seçilir. Böylece en az 6, en çok 12 karakterden oluşacak şifre belirlenebilir.