Mutabakat Nedir?

Mutabakat, bir konuyla ilgili tarafların kendi aralarında sağladıkları uzlaşmaya verilen addır. Muhasebe alanında sık sık kullanılan mutabakat terimi, muhasebe kayıtlarının karşılıklı şekilde teyit edilebilmesi amacıyla genellikle muhasebe departmanları arasında borçların ve alacakların uyumlu olması için yapılmaktadır.

Türk Ticaret Kanunu Madde 94, “Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir” der. Buna göre belirli aralıklarla mutabakatın yapılması gerekmektedir.

Karşılıklı olarak gerçekleştirilen uzlaşmanın şekli ve zamanı da aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:

“Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içerisinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla ya da güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.”

Mutabakat Ne Demek?

Mutabakat kelimesi, birbirleriyle aralarında herhangi bir sorun olmayan ve uyum içinde olan kişiler ve gruplar için kullanılan bir kelimedir. Mutabık kalmaktan gelmektedir. Taraflar arasında yapılan bir görüşme neticesinde herhangi bir karar alma, anlaşma yapma, uzlaşma sağlama veya uyum yakalama anlamlarında kullanılmaktadır.

Mutabakat Çeşitleri Nelerdir?

Genel olarak bilinen iki çeşit mutabakat türü vardır:

1- Cari Mutabakat 

2- BA/BS Mutabakatı 

Ancak şirketlerin kendi aralarında uyguladıkları bir takım özel uzlaşma sistemleri de bulunmaktadır.

Cari Mutabakat ile BA/BS Mutabakatı Arasındaki Farklar Nelerdir?

• Cari mutabakat ya da cari hesap mutabakatı özellikle maddi işlemlerin uygunluğunu sağlamakla ilgilenirken BA/BS mutabakat, şirketlerin kendileri için düzenlemiş oldukları fatura sayılarını ve tutarlarını uygun hale getirmeyi amaçlar.
• BA/BS mutabakatında şirketler, bir aylık süre içerisinde hem dijital ortamda hem de kağıt üzerinde düzenlenen belgeleri, 5.000 TL’nin geçilmesi halinde (KDV hariç), teker teker devlete bildirmelidir.
• Cari hesap mutabakatı, yapılmaması halinde maddi zararlara uğratabilirken, BA/BS mutabakatının yapılmaması ya da hata yapılması halinde usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalınabilir.
• BA/BS mutabakat formlarında Maliye Bakanlığı tarafından 10 gün gecikmeye kadar ceza uygulanmamaktadır. Ancak 10. günden itibaren anlık olarak ceza uygulanır.

Mutabakat Nasıl Yapılır?

Mutabakat yaparken belirlenmiş olan aralık sonunda taraflar, formları veya bilgileri birbirleriyle paylaşırlar. Daha sonra bu bilgiler ışığında oluşturulan belgeler dijital ya da ıslak imza yöntemiyle imzalanıp karşı tarafa gönderilir. Bu işlemin sorunsuz şekilde tamamlanmasıyla mutabakat sağlanmış olur. Ancak mutabakatın belirli tutarsızlıklar nedeniyle sağlanamaması halinde, bu sefer de tutarsızlıkların nedenleriyle birlikte bilgiler ve formlar taraflarla paylaşılır. Bu süreçte anlaşmazlıklar ve eksiklikler giderilmelidir. Sorunların çözülmesiyle birlikte mutabakat sağlanmış olur.

Mutabakat sağlarken ıslak imza genellikle tercih edilmemektedir. Çünkü ıslak imzayı atacak yetkiliye ulaşmak ya da belgeleri karşı tarafa fiziki olarak göndermek zorlayıcı olabilmektedir. Bu yüzden daha çok dijital imzaların atıldığı ve e-posta ile gönderimin sağlandığı yöntem tercih edilmektedir. 

Günümüzde DİA Yazılım’ın sunmuş olduğu ERP yazılımı ile hem mutabakat hem de e-mutabakat işlemleri tek bir platform üzerinden yapılabilmektedir. DİA’da belirli standartları olan bir mutabakat formu bulunmaktadır. İlgili cariye ve mutabakat yapılacak döneme göre seçimler yapılır. Daha sonra sistem otomatik olarak mutabakat formunu hazırlar. Bu dosya sistem üzerinden direkt e-posta olarak gönderilebileceği gibi, bilgisayara indirmek de mümkündür.