Ön Muhasebe Nedir? Neden Önemlidir?

Ön muhasebe sıklıkla genel muhasebeyle karıştırılan bir terimdir. Bu yazımızda ön muhasebeyle ilgili tüm detayları derledik.

Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe; bir işletmenin temel muhasebe işlemlerini takip etmektir. İşletmenin nakit parası,  stokları,  müşterileri, çekleri, senetleri, banka hesapları gibi temel unsurlarının kayıt ve takibi için kullanılır. Ödeme ve tahsilat takibi, kasa banka hesapları takibi, masraf takibi gibi işlemler ön muhasebenin temel özelliklerini oluşturur. Tüm bu işlemleri işletmenin ön muhasebe süreci olarak düşünebiliriz.

Ön Muhasebe Neden Önemlidir?

İşletmeleri ilgilendiren en önemli finansal bilgiler ön muhasebe kapsamındadır. Örneğin bir işletme sahibi, şirketine yazıcı almak istediğinde bile önce finansal durumunu kontrol eder. Aksi halde nakit sıkıntısı yaşayabilir. Bu sebeple işletme sahibinin ihtiyacı olduğu bilgilere anında ulaşabilmesi için ön muhasebe bilgisine hakim olması ve kendi bünyesinde takip etmesi gerekir.

Ön Muhasebede İlgilenilmesi Gereken Konular Nelerdir?

• Fatura ve irsaliye takibi: Satış ve alış işlemlerinizi gerçekleştirirken fatura ve irsaliyelerinizi takip etmeniz çok önemlidir.
• Müşteri-tedarikçi (cari) hesap takibi: Şirketinizin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesaplarınız anlamına gelir. Tahsilat ve ödemelerinizi, her türlü alım satım işlemlerinizi, borç ve alacak takibi ile cari hesap takibi yapılır.
• Stok giriş/çıkış takibi: Ürün alım satımı yapan firmalar için depolarındaki malın takibinin yapılması önemli bir konudur. Stok takibini düzenli olarak yaparak en çok ve en az  satılan ürünleriniz hakkında fikir sahibi olabilirsiniz. En çok satılan ürünlerinizden elinizde stok birikimi olmayacak kadar asgari miktarda bulunmasını sağlayabilirsiniz. En az satılan ürünleriniz için ise farklı fikirler geliştirebilir ya da yeni mal alımı konusunda daha farklı kararlar alabilirsiniz.
• Çek ve senetlerin takibi: Nakit alışveriş yapmadığınız zamanlarda ödemelerinizi çek veya senetle yapmak isteyebilirsiniz. Bu gibi durumlarda  çek ve senetlerinizin takibini yapmanız oldukça önemlidir. Eğer size olan borç karşılığında çek alıyor ve müşterinize olan borcunuz karşılığında bu çeki bozdurmadan çek cirolama işlemi yapıyorsanız çek takibi yapmak daha çok önem kazanır. Senetlerinizi de vade tarihleriyle birlikte takip etmek nakit akışınız için önemlidir.
• Banka/kasa hesap takibi: Bankaya yatırılan ve çekilen paralar, ödenen çekler, gelen veya giden havale ve eftlerin hepsi nakit akışı kapsamındadır. Şirketinizin nakit akışının yönetilmesi yani kasa/banka hesap takibi büyük bir önem taşımaktadır.
• Çalışan takibi: Çalışanlarınızı ilgilendiren işlemlerde maaş, prim, avans ve vergi giderlerini takip etmek ve çalışanlarınızın bakiyesini bilerek planlama yapmak son derece önemlidir. Ayrıca, çalışanlarınız şirket adına cepten harcamalar yapıyorsa bunların da takibinin yapılması gerekir. 

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Şirketlerde ön muhasebeyi şirket yöneticisi ya da şirket yöneticisinin görevlendirdiği ön muhasebe personeli yapar. Ön muhasebeden sorumlu çalışan, günlük olarak banka, nakit, cari hesap ve kasa bakiyesi kontrollerini yapar. Bunlarla beraber satış faturalarını keser, irsaliye düzenler, tahsilat yapar, alış faturalarını işler, çek ve senet hazırlar. Özetle, önem arz eden muhasebe kayıtları için detaylı şekilde veri toplar. Ön muhasebe kayıtlarının eksiksiz ve hatasız olması bir şirket için büyük önem taşır. Manuel kayıtlar, yanlış fatura kesimi, hatalı vergi hesaplaması gibi durumlara yol açabilmekte ve şirketin maddi zarara uğramasına, ceza almasına, müşterileriyle ilişkisinin bozulmasına yol açabilir. Bu tip hataların önüne geçmek, zamandan tasarruf etmek ve pratik bir ön muhasabe kullanımı için DİA’yı hemen deneyin.

E-bildirge nasıl kullanılır?

E-bildirge kullanmak için E-SGK menüsünde bulunan e-bildirge alanına giriş yapmanız, bunun için de ilgili ekranda kullanıcı adınızı, işyeri ve sistem şifreleriniz ile güvenlik alanını doldurmanız gerekiyor. “Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Giriş Ana Menü” ekranından istediğiniz işlemleri yapabilirsiniz. Bu konuyla ilgili detaylı bilgiye “SGK e-bildirge nedir?”  yazımızdan ulaşabilirsiniz. E-bildirge işlemi çalışanların maaş giderlerini takip etmek açısından önemlidir. Bu sebeple muhasebe kayıtlarına işlenmesi gerekir.

Ön Muhasebe için Defter Kullanmak

Ön muhasebe için en geleneksel yöntemlerden biri defter kullanmaktır. Ancak bu yöntemde tüm vaktinizi ilgili sayfayı bulmakta harcayabilirsiniz. Ayrıca defterin yırtılması, kaybolması gibi durumlarda da şirketler sorun yaşayabilmektedir.

Ön Muhasebe için Excel Kullanmak

Bu yöntemde ön muhasebe Excel programı yardımıyla tutulur. Ancak işin içine formüller ve fonksiyonlar girdikçe ön muhasebe kaydı karmaşık bir hal almaktadır. Eğer iyi bir Excel kullanıcısı değilseniz istediğiniz raporları veya tabloları oluşturmanız uzun vakitler alabilir. Excel’i sadece bilgisayarınızda tutuyorsanız ve herhangi bir yedekleme yapmadıysanız, bilgisayarınızın bozulması veya çalınması gibi durumlarda verilerinizi kaybedebilirsiniz. Büyük miktarda veri ile çalışma halindeyseniz fazla çalışma sayfasına ihtiyacınız olur ve bu da karmaşık bir hal alabilir. Bu gibi durumlarda üzerinde çalıştığınız dosyanın yavaşlaması ya da çökmesi gibi sonuçlarla karşılaşabilirsiniz. Excel’in bir diğer dezavantajı ise önceden yapmış olduğunuz işlemlerinizi bulmanın zorluğudur. 

Tüm bu sorunlarla uğraşmamak ve muhasebe verilerinizden ayrıntılı raporlar alarak analizler yapabilmek için DİA’yı hemen ücretsiz deneyin.

DEMO FORMU