Özel Entegratör Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından  (çeşitli koşulları karşılamak kaydıyla) yetki verilen özel entegratörler, mükellefler için e-defter, e-fatura, e-arşiv fatura ve e-bilet gibi kayıtlar oluşturan aracı sistem sahibi kurumlardır.

Özel entegratör olarak faaliyet yürüten firmalar, kendilerine ait olan yazılımlarla bu hizmeti sunarlar. E-devlet faaliyetlerini kendi geliştirdikleri sistem üzerinden sağlayabilen özel entegratörler, yetki sahibi olabilmek için GİB tarafından düzenlenen bazı koşulları karşılarlar.

Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi, Bilgi Güvenliği, İş Sürekliliği gibi sertifikalara sahip olması gereken özel entegratörler, en az bir tane de ITIL sertifikasına sahip personel bulundurmalı ve TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilen mali mühür sertifikası imzalama konusuna uygun uyum değerlendirme raporu alabilmelidir. Tüm bu test ve uyum süreçlerini tamamlayan özel entegratörler, GİB’in onaylı özel entegratörleri olarak e-fatura internet sitesindeki listeye yer alırlar.

Neden Özel Entegratör ile Çalışılmalı?

GİB, firmalara özel entegratörler dışında iki seçenek daha sunmaktadır. Birisi entegrasyon, diğeri de GİB portalı üzerinden işlem yapabilmedir. Birinci seçenek olan entegrasyonda, mükellefler bilgi işlem sistemi, sunucu yönetimi ve veri arşivleme giderlerini üstlenmek zorundadır. Öte yandan, mevzuat ve teknik rehberlerde yer alan güncelleme takiplerini ve güncellemeleri de yine kendileri yaparlar. İkinci seçenek olarak GİB portalında ise, herhangi bir maliyet bulunmasa da, portaldaki kullanım seçenekleri sınırlı kalmaktadır. Belge arşivleme işlemleri manuel olarak  yapılmalıdır. E-fatura sayısı 500 adetle sınırlandırılmıştır. Tüm bunlar hem iş yükü hem de maliyet yaratmaktadır. Bu yüzden mükellefler için en avantajlı olan, hiç kuşkusuz özel entegratörlerle çalışmaktır.

Özel Entegratörlerin Görevleri Nelerdir?

Özel entegratörler, kendileriyle çalışan mükellefleri için aşağıdakileri yaparlar:

• GİB tarafından oluşturulan teknik rehberler ışığında kayıtlar oluşturur, gönderir ve takibini yapar.
• E-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasında elektronik kayıtları oluştururken, mükelleflerin mali mühürlerine gerek olmadan, kendisine ait mali mühür ile imza atabilir.
• Mükelleflere sunulan sistem 7 gün 24 saat erişilebilir olur.
• Sunulan portal ya da sistem üzerinden kayıtlara ulaşılabilir.
• Sunucu, bilgi işlem sistemi ve veritabanı giderlerini özel entegratörler üstlenir.
• Mevzuat ve teknik rehber güncellemelerini çalıştığı mükellefler adına takip ederek, güncellemeleri kendi yazılımına uygular ve mükellefleri de bilgilendirebilir.
• Eğer depolama hizmeti sunuluyorsa, kayıtları taahhüt edilen süre kadar saklayabilir. Kriz ya da bir doğal afet anında mükellefler veri kaybı yaşamazlar.
• Özel entegratörler ERP uygulamalarıyla otomatik olarak veri alışverişi yapabilirler.

Özel entegratörler, mükelleflerinin kayıtlarını detaylı olarak göremezler, mükelleflerin adına GİB’e herhangi bir başvuruda bulunamazlar ve GİB tarafından yetkilendirilen sınırların dışarısına çıkamazlar.

Özel Entegratör Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bir özel entegratör seçerken ilk olarak entegratörün şirket yapısına bakılması gerekir. Bu bağlamda süreç yönetimine hakim, işleri sorunsuz yürütebilen ve nitelikli hizmet sunan bir özel entegratör ile anlaşmak mantıklı olacaktır.

Mükellefler için önemli olan noktalar, firmanın yazılım teknolojisinin seviyesi, işlevselliği ve hizmet kalitesidir. Ayrıca DİA yazılım gibi aynı anda muhasebe, stok-depo, üretim gibi yazılım hizmetleri veren bir firmayla çalışarak herhangi bir aracı yazılım kullanmadan e-belgelerinizi gönderebilirsiniz. 

Bir özel entegratör ile tüm e-devlet süreçlerini yönetmek için tek yapılması gereken, bir kerelik Kamu Sertifikasyon Merkezine mali mühür başvurusu yapmaktır. Mali mühür geldikten sonra da Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik başvuru yapmak gerekir. Başvuru esnasında özel entegrasyon seçilmelidir. Başvuru sürecinde anlaşmalı özel entegratörlerden destek alınabilir. Bir özel entegratör ile çalışmaya başladıktan sonra, işlemlerin tamamı özel entegratör tarafından yapılır ve mükellefe sadece zaman zaman sisteme giriş yapıp kontroller yapmak kalır.